Ligo

Juridische tips en informatie om zorgeloos te ondernemen

Contractbeheer: waarom zou je dit automatiseren?

Posted by Eline Dullemond on 14 feb. 2019 15:50:04
Eline Dullemond

Contracten zijn essentieel om je bedrijf goed te kunnen runnen. Het opstellen van contracten is vaak niet zo’n probleem, maar worden ze vervolgens ook goed gemanaged? Houdt iemand het in de gaten wanneer een contract afloopt? Wordt er op tijd heronderhandeld met klanten en leveranciers? Door contractbeheer te automatiseren, krijg je meer inzicht in lopende contracten, hoef je minder tijd te besteden aan het terugzoeken van documenten en verklein je de risico’s voor je bedrijf. Bovendien bouw je hiermee een goede basis voor contractmanagement. Wil je weten of jouw contractbeheer ook beter georganiseerd kan worden? Lees dan snel verder!

Ligo-tip: Met contractmanagement bespaar je kosten, voldoe je aan complexe (privacy)wetgeving en verhoog je je omzet.

Start hier met contractmanagement

contractmanagement

Wat zijn de risico’s van handmatig contractbeheer?

Goed inzicht hebben in alle contracten is voor veel organisaties een pijnpunt. Contracten zwerven overal rond, worden door verschillende personen in een bedrijf opgesteld en het is soms onduidelijk wie er eindverantwoordelijk is voor contractbeheer. Het handmatig beheren van contracten kost dan ook veel tijd en is niet zonder risico.

Onherstelbare schade

Eén verkeerd woord in een contract kan grote nadelige gevolgen hebben. Dit kan resulteren in onnodige kosten om het te herstellen, als dit überhaupt nog te herstellen is. Daarnaast kan het handmatig opstellen van contracten ervoor zorgen dat er verkeerde terminologie of woorden met verschillende betekenissen wordt gebruikt, waardoor een overeenkomst niet rechtsgeldig is. Verder kan het verzenden van contracten per e-mail leiden tot problemen met versiebeheer. Wanneer is wat door wie aangepast? Hierdoor kan het moeilijk zijn te achterhalen waar in het proces het contract zit, wat kan leiden tot vertraging en het mislopen van inkomsten.

Mislopen van omzet

Een ander veelgehoord probleem is dat wanneer contracten handmatig worden beheerd, ze vaak vergeten worden of zoekraken en er niet op tijd gehandeld wordt zodra een contract bijna afloopt. Het gevolg hiervan kan zijn dat je een contract stilzwijgend verlengt, niet op tijd heronderhandelt met een klant of leverancier over nieuwe afspraken en potentiële toezeggingen of kortingen over het hoofd ziet. Zonde! Want dat kan betekenen dat je inkomsten misloopt en het kan de band met de klant of leverancier schaden.

Lees in deze blogpost meer over wat de risico’s zijn als je je contractmanagement niet op orde hebt.

Wat is het verschil tussen contractmanagement en contractbeheer?

Het zijn twee termen die vaak door elkaar gehaald worden omdat ze veel op elkaar lijken, maar toch net iets anders zijn. Waar contractmanagement de volledige lifecycle van een contract omvat, inclusief het onderhandelen met partijen, implementeren van contractuele afspraken en het op tijd actie ondernemen wanneer contracten bijna aflopen, houdt contractbeheer in dat het bedrijf inzicht heeft in lopende contracten met de daarbij behorende afspraken en andere informatie. Contractbeheer is dus een belangrijk onderdeel van contractmanagement, want zonder goed contractbeheer is het moeilijk om je contractmanagement volledig op orde te hebben. Des te belangrijker dat je je contractbeheer op de meest efficiënte en effectieve manier doet!

Wat zijn de voordelen van geautomatiseerd contractmanagement?

Wanneer je contractmanagement (en dus je contractbeheer) automatiseert, doorloop je het volledige proces van contracten op een efficiënte manier op één vaste plek. Zo heb je de volledige controle over acties die bij de lifecycle van een contract horen - van het aanmaken van een contract, tot het ondertekenen en ontvangen van een reminder zodra het bijna afloopt - en behoud je het overzicht van al je juridische zaken. In deze blogpost gaan we verder in op wat de voordelen zijn en wanneer het juiste moment is om de overstap te maken naar contractmanagement.

Start hier met contractmanagement

Hoe start ik met contractmanagement?

Wil jij bovenstaande risico’s ook graag vermijden of heb je eerder al problemen ondervonden met het handmatig beheren van contracten? Met de geavanceerde contractmanagement software van Ligo beheer je de volledige lifecycle van al je contracten vanuit één centrale plek. Op die manier krijg je inzicht in welke contracten er zijn gesloten en ontvang je een reminder zodra een contract bijna afloopt, zodat je geen belangrijke termijnen meer vergeet. Wil je weten hoe wij jou kunnen helpen bij je juridische uitdagingen? Vraag hier vrijblijvend een gratis demo aan, zodat we met elkaar de mogelijkheden van contractmanagement voor jouw bedrijf kunnen bespreken.

 

Topics: contractmanagement, contractbeheer