Ligo

Juridische tips en informatie om zorgeloos te ondernemen

Contractmanagement niet op orde? Dit zijn de risico’s!

Posted by Eline Dullemond on 14 feb. 2019 14:25:52
Eline Dullemond

Heb jij al je contracten op orde? Weet je precies wanneer welk contract afloopt? Of mis je ook wel eens een belangrijke termijn en spendeer je een hoop tijd aan het opzoeken van een document? Het is misschien wel het belangrijkste voor het bestaan van een bedrijf: het officieel vastleggen van afspraken met leveranciers en klanten. Dit om eventuele risico’s te vermijden, kosten te kunnen bewaken en verwachtingen duidelijk op papier te hebben. Ondanks de cruciale rol die contracten spelen bij het bereiken van succes, is het (handmatig) beheren daarvan vaak een pijnpunt binnen een organisatie. Wat het gevolg is wanneer je je contractmanagement niet op orde hebt? Dat leggen we je hier uit!

Ligo-tip: Gebruik geavanceerde contractmanagement software om risico's te verkleinen, het overzicht te behouden en tijd en geld te besparen.

Start hier met contractmanagement

contractmanagement

Gemiste omzet

Wanneer je contracten handmatig of op verschillende plekken beheert, is het moeilijk om elke termijn bij te houden en er op tijd bij te zijn voor het verlengen, beëindigen of heronderhandelen van afspraken. Sterker nog, als contracten zoek zijn is het afdwingen van betere voorwaarden niet zo eenvoudig. Want hoe weet je nu wat de contractuele afspraken waren en of die wel worden nagekomen? Een gemiste kans voor het bedrijf, omdat zo’n deadline dient als contactmoment met de klant of leverancier om behoeften te bespreken en mogelijkheden biedt opnieuw te onderhandelen over prijzen. Of misschien wilde je de samenwerking wel stoppen, maar ben je nu te laat en zit je nog een jaar aan dat contract vast… Met goede contractmanagement software ontvang je automatisch een reminder zodra een contract bijna afloopt, zodat je deze problemen voorkomt.

Contracten die in verkeerde handen terechtkomen

Opslag is een van de belangrijkste onderdelen van de lifecycle van contracten. En dat kan, zeker wanneer je contracten nog op papier in de archiefkast bewaart, behoorlijk riskant zijn. Want hoe zorg je er nu voor dat een contract niet in verkeerde handen valt? Als je alle contracten niet op één plek bewaart, is het een hele uitdaging om de veiligheid ervan te waarborgen. Bovendien kun je sinds de intreding van de privacywet in mei 2018 torenhoge boetes krijgen als je gegevens in contracten niet goed of te lang bewaart. Met goed contractmanagement bewaar je al je documenten op dezelfde plek in een cloud en stel je zelf in wie welk document mag inzien en bewerken, zodat vertrouwelijke informatie ook echt vertrouwelijk blijft.

Fouten in contracten

Inefficiënte processen voor het opstellen en ondertekenen van contracten kunnen ertoe leiden dat er fouten in contracten staan en de verkeerde personen een contract goedkeuren of ondertekenen. Bovendien kan het vertraging voor het opstellen van contracten als gevolg hebben, wat weer impact kan hebben op je inkomsten. Hoe weet je dat iedereen de juiste templates voor bepaalde contracten gebruikt en er niet per ongeluk één pakt waar nog een verouderde clausule in staat? Door contractmanagement te automatiseren heb je altijd toegang tot de meest recente versie van een contract en vermijd je dit soort risico’s. Het is daarnaast een stuk handiger voor iedereen dat er slechts één platform is waar alle templates te vinden zijn.

Onnodige kosten en verloren tijd

Het is voor een werknemer niet alleen frustrerend om archiefkasten of e-mails door te spitten op zoek naar het juiste contract, je verspilt er ook tijd en talent mee. Termijnen van documenten wil je niet handmatig bijhouden. Liever ontvang je een automatische reminder zodra het tijd is om de afspraken te herzien. Als je geautomatiseerde contractmanagement gebruikt, hoeft niemand dit vervelende werk meer te doen en kunnen werknemers zich meer concentreren op strategisch werk dat rechtstreeks van invloed is op de groei, opbrengst en schaalbaarheid van een bedrijf. Zo verminder je de tijd die aan handmatig contractbeheer werd besteed en kan iedereen zich richten op productievere taken.

Imagoschade

Als jij je contracten niet op orde hebt, kan dat vervelende gevolgen voor jou en je bedrijf hebben. En wat denk je dat klanten en leveranciers ervan vinden? Wanneer je niet meer weet wat gemaakte afspraken zijn, je automatisch akkoord gaat met prijsverhogingen of je geen vragen stelt over afspraken, komt dit onprofessioneel over en kan dit jullie samenwerking schaden. Ook potentiële investeerders zullen willen weten hoe je al je zaken hebt geregeld. Als je je zaken dan niet op orde hebt, kan het zomaar zijn dat de investering niet doorgaat. Hoog tijd dus om volledige controle over al je juridische zaken te krijgen en aan de slag te gaan met professioneel contractmanagement!

Wat is het doel van contractmanagement?

Het is waarschijnlijk wel duidelijk hoe belangrijk het voor een bedrijf is om alle juridische zaken helemaal op orde te hebben. Om onnodige risico’s te vermijden doe je er dan ook goed aan om alles te beveiligen en het proces van het beheren van contracten niet uit het oog te verliezen, van het opstellen tot het ondertekenen, opslaan, verlopen en vernieuwen. Dat doe je door al je juridische zaken bij elkaar te houden op één plek. Het doel hiervan is dat je het volledige overzicht behoudt, afspraken met onder meer klanten en leveranciers goed terug kunt vinden en je nooit meer een belangrijke termijn hoeft te missen. Zo voorkom je verrassingen, zoals stilzwijgende contractverlengingen of automatische prijsverhogingen, en verlaag je de risico’s doordat je contracten niet meer handmatig beheert.

Start hier met contractmanagement

Hoe start ik met contractmanagement?

Het goede nieuws is dat je bij Ligo gebruik kunt maken van geavanceerde contractmanagement, waarmee je de hele lifecycle van al je contracten kunt beheren. Zo krijg je volledige inzicht in de lopende contracten binnen je bedrijf en hoef je dus nooit meer een belangrijke termijn te vergeten. Lees hier meer over wanneer het juiste moment is om met contractmanagement te beginnen. Ben je benieuwd naar wat de mogelijkheden zijn die wij je kunnen bieden? We bespreken het graag met je! Boek vrijblijvend een gratis demo, zodat we kunnen kijken wat we voor je kunnen betekenen.

Topics: contractmanagement, contractbeheer