Laatst geüpdatet op juni 26, 2023

Als ondernemer heb je te maken met klanten, of je nu een product verkoopt of een dienst levert. In je omgang met klanten kan je behoorlijke risico’s lopen.

Want wat als je bijvoorbeeld door ziekte je verplichtingen niet meer kunt nakomen? En de klant daarom een fikse schadevergoeding eist?

Om jezelf tegen dit soort risico’s te beschermen, is het verstandig om algemene voorwaarden op te stellen.

Maar wat zijn algemene voorwaarden en wat moet er allemaal in deze algemene voorwaarden staan om ervoor te zorgen dat jij je zo goed mogelijk indekt? Je komt er achter in dit artikel.

Ook interessant:

  1. Wat is het UBO-register?
  2. Waar vind ik mijn BTW-nummer?
  3. Verzekerd van juridisch correcte documenten

Wat houden algemene voorwaarden in?

Algemene voorwaarden worden ook wel de ‘kleine lettertjes’ genoemd. De algemene voorwaarden zijn de rechten en plichten die jij en je klant over en weer hebben.

In de algemene voorwaarden maak je onder andere afspraken over alles wat met de levering van je product of dienst te maken heeft (leveringsvoorwaarden), de duur van de garantie, je aansprakelijkheid en de lengte van de betalingstermijn.

In je algemene voorwaarden mag veel, maar niet alles. Er zijn dus grenzen aan wat je in je algemene voorwaarden mag afspreken. Verderop in dit artikel lees je hier meer over.

Waarom moet je algemene voorwaarden hebben?

Om je op weg te helpen hebben we een overzicht samengesteld van voordelen van het hebben van algemene voorwaarden:

Voordeel 1: je voorkomt conflicten

Heb je waterdichte algemene voorwaarden Dan weten klanten altijd wat ze van jou kunnen verwachten. Stel, je klant ontvangt jouw product veel later dan afgesproken en niet in de gewenste staat.

Door een blik te werpen op je algemene voorwaarden weet je klant al wat zijn rechten zijn en of hij of zij eventueel geld terugkrijgt. Je voorkomt dan onnodig gedoe met je klant, conflict, en kostbare juridische procedures.

Voordeel 2: je beperkt én voorkomt je aansprakelijkheid

Je algemene voorwaarden kunnen in sommige gevallen je aansprakelijkheid beperken én zelfs helemaal voorkomen. Let wel op: als je klanten consumenten zijn, mag jij je aansprakelijkheid nooit uitsluiten of beperken!

Doe jij juist zaken met bedrijven? Dan mag dit wel. Hierop geldt wel een uitzondering. Jij ontkomt namelijk niet aan je aansprakelijkheid op het moment dat er sprake is van opzet of grove schuld.

Voordeel 3: je bespaart tijd op onderhandelingen

Met algemene voorwaarden hoef je niet meer met elke individuele klant of opdrachtgever dezelfde afspraken te maken.

Je hoeft er alleen voor te zorgen dat elke klant of opdrachtgever je algemene voorwaarden in kan zien voor de overeenkomst wordt gesloten.

Handig! Want zo bespaar jij veel tijd op onderhandelingen en het steeds opnieuw neerleggen van afspraken.

Voordeel 4: je behoudt controle

Zonder algemene voorwaarden heb jij geen controle over welke regels er wel of niet van toepassing zijn. In je algemene voorwaarden kan je bijvoorbeeld regelen dat je naar de Nederlandse rechter moet bij een conflict.

Zonder algemene voorwaarden moet je voor je het weet afreizen naar een rechter in het buitenland. Bijvoorbeeld omdat jouw klant in het buitenland woont.

Wat moet er in je algemene voorwaarden staan?

Wat er in je algemene voorwaarden moet staan, is afhankelijk van wat voor product of dienst je levert. Daarnaast speelt de markt waarin je actief bent ook een rol.

Stel, je bent actief in de tech sector en ontwikkelt software. In dat geval is het belangrijk om afspraken te maken over je intellectuele eigendom. Begeleid of coach je mensen in de bijvoorbeeld de zorg? Dan zijn vooral bepalingen over geheimhouding van groot belang.

Hieronder lichten we toe wat jij in elk geval altijd in je algemene voorwaarden moet opnemen. Veel ondernemers hebben daarnaast ook een webshop of app.

Dit heeft grote gevolgen voor de inhoud van je algemene voorwaarden. Je moet dan namelijk specifieke zaken opnemen. Welke dat zijn? Je ontdekt het verderop.

Telefonisch overleggen over jouw situatie?

Algemene voorwaarden standaard

Over het algemeen doe je er altijd goed aan om in elk geval de volgende zaken in je algemene voorwaarden op te nemen:

  • hoe je de overeenkomst gaat uitvoeren;
  • wat er gebeurt er als je de overeenkomst, bijvoorbeeld door ziekte of onvoorziene omstandigheden, niet meer kan nakomen;
  • hoe de overeenkomst kan worden beëindigd;
  • beperkingen van je aansprakelijkheid; en
  • hoe je omgaat met klachten.

Hou er rekening mee dat algemene voorwaarden waar je alleen deze basis in opneemt, nooit volledig waterdicht zullen zijn.

Elk bedrijf is anders en heeft dus andere algemene voorwaarden nodig om volledig beschermd te zijn.

Algemene voorwaarden webshop

Als je een webshop hebt, krijg je te maken met specifieke zaken zoals het retour sturen van online aankopen, betalingen via het internet en de privacy van je webshop bezoekers.

Dit betekent dat jouw algemene voorwaarden op deze punten goed moet letten.

Het is daarom belangrijk om in ieder geval de volgende zaken in je algemene voorwaarden op te nemen:

  • afspraken over de online betaling;
  • hoe je klant zijn of haar online aankoop moet retourneren;
  • de voorwaarden voor het aanmaken van een account en voor registratie;
  • hoe je omgaat met klachten; en
  • hoe met privacy en veiligheid wordt omgegaan.

Algemene voorwaarden app

Ook voor een app heb je hele specifieke algemene voorwaarden nodig. Om je app naar behoren te laten werken, verzamel jij namelijk vaak nogal wat informatie over je gebruikers.

Waar je bij een webshop al goed rekening moet houden met de privacy van je klanten, moet dit bij een app al helemaal.

Wees slim en neem de volgende dingen in je algemene voorwaarden op:

  • welke regels van toepassing zijn op iemands account;
  • hoe ervoor wordt gezorgd dat zijn of haar gegevens veilig zijn;
  • of jij de gegevens van je klanten ook aan derden kan geven;
  • beperkingen van je aansprakelijkheid; en
  • wat het beleid is met het oog op updates van je app.

Wil je gelijk aan de slag met jouw algemene voorwaarden? Via Ligo kan jij jouw algemene voorwaarden eenvoudig op maat opstellen en direct downloaden.

Zijn je klanten consumenten? Start dan hier. Doe je juist zaken met bedrijven? Dan kan je hier starten.

Let op: wil je volledig waterdichte algemene voorwaarden? Laat je algemene voorwaarden op maat opstellen door een specialist.

Wat mag er niet in de algemene voorwaarden staan?

Er zijn bepaalde zaken waar je geen afspraken over mag maken in je algemene voorwaarden. Hieronder zetten we ze allemaal voor je op een rijtje.

Kernbepalingen

Er mogen geen kernbepalingen in je algemene voorwaarden staan. Kernbepalingen zijn de afspraken die aan de basis staan van je overeenkomst met de klant. Denk aan de hoogte van de prijs of de omschrijving van je dienst of product.

Omdat deze bepalingen zo belangrijk zijn geweest voor de beslissing van de klant om het product of de dienst te kopen, mogen ze niet tussen de ‘kleine lettertjes’ staan.

Oneerlijke afspraken

Verkoop jij of lever je diensten aan een consument? Dan mogen er geen geen ‘onredelijk bezwarende’ afspraken in je algemene voorwaarden staan.

Onredelijk bezwarende afspraken zijn afspraken die oneerlijk zijn ten opzichte van de consument. Nu denk je waarschijnlijk, welke afspraken mag ik dan echt niet maken?

De wet somt alle afspraken voor je op. Zo zijn er afspraken die je absoluut nooit mag maken, deze vind je in de zwarte lijst.

Een voorbeeld van een afspraak die in de zwarte lijst staat, is het opnemen van een bepaling in je algemene voorwaarden waarin je aangeeft dat je klant zijn overeenkomst met jou niet mag ontbinden. Hierdoor zou je klant machteloos staan.

Naast de zwarte lijst heb je ook de grijze lijst. In de grijze lijst staan afspraken die in sommige gevallen onredelijk bezwarend kunnen zijn.

Bij afspraken die op de grijze lijst staan zal je moeten aantonen dat deze niet oneerlijk zijn in de situatie waarin jij ze gebruikt.

In de grijze lijst vind je bijvoorbeeld de afspraak dat jij maanden de tijd hebt om een relatief simpele dienst te leveren. Hier kunnen soms goede redenen voor zijn, maar het kan ook oneerlijk zijn tegenover je klanten. Daarom zal jij moeten aantonen dat deze afspraak wel door de beugel kan in een bepaalde situatie.

Zwarte en grijze lijst

Let op: de zwarte en grijze lijst gelden dus alleen als je consumenten als klant hebt. Heb je zakelijke klanten? Dan hoef je bij het opstellen van jouw algemene voorwaarden geen rekening te houden met de zwarte en grijze lijst.

Telefonisch overleggen over jouw situatie?

Hoe zorg ik dat mijn algemene voorwaarden gelden?

Algemene voorwaarden opstellen is pas de eerste stap. Ze zijn namelijk niet zomaar geldig tussen jou en je klanten. Je moet ze dus geldig maken.

Om dit te doen moet jij je klanten eerst op de hoogte stellen van je algemene voorwaarden en aangeven dat deze algemene voorwaarden van toepassing zijn.

Dit wordt ook wel de informatieplicht genoemd. Vervolgens moet je de algemene voorwaarden op de juiste manier overhandigen. Dit noem je ook wel het ter hand stellen van de algemene voorwaarden.

Hieronder vind je een handig stappenplan om je algemene voorwaarden van toepassing te maken.

Stappenplan algemene voorwaarden

Benieuwd naar hoe jij jouw algemene voorwaarden vervolgens moet overhandigen? Kijk dan in het schema hieronder!

Schema algemene voorwaarden van toepassing maken

Hoe laat ik goede algemene voorwaarden opstellen?

Het opstellen van algemene voorwaarden is bijna altijd maatwerk. Bij Ligo kun je waterdichte algemene voorwaarden laten opstellen door specialisten met jarenlange ervaring.

Door online binnen enkele minuten een vragenlijst in te vullen, heb je binnen 7 dagen algemene voorwaarden afgestemd op jouw bedrijf!

Zo weet je zeker dat jij alle gaten volledig gedicht hebt en kan jij je volledig richten op het ondernemen.

Moet ik als ZZP’er algemene voorwaarden hebben?

Ja! Als ZZP’er heb je al helemaal algemene voorwaarden nodig. Als ZZP’er ben je namelijk met je privévermogen aansprakelijk. Dit betekent dat claims van ontevreden klanten een groot gevaar zijn: voor je het weet ben je je auto of zelfs huis kwijt.

Wees verstandig en bescherm jezelf met goede algemene voorwaarden. Bij Ligo hebben we algemene voorwaarden die bij jou passen. Zo weet jij dat jij je volledig hebt ingedekt!

Heb je nog vragen over algemene voorwaarden?

Heb je nog vragen over de algemene voorwaarden? Neem vrijblijvend contact op om jouw juridische positie te bespreken. Wij staan elke dag klaar om je te helpen.

Je kunt ons op werkdagen tussen 9:00 en 18:00 telefonisch bereiken via 020-3031043 om je goed en gratis te laten adviseren.

Daarnaast zijn we elke werkdag van 9:00 tot 22:00 bereikbaar via onze online chat. Ook in het weekend kun je tussen 10.00 en 18.00 via de chat contact met ons opnemen!

David Eussen
Laatste berichten van David Eussen (alles zien)