Laatst geüpdatet op juli 3, 2023

Veel ondernemers en bedrijven zijn op zoek naar een systeem voor digitale ondertekening. In het bedrijfsleven wordt namelijk steeds vaker gebruik gemaakt van een elektronische handtekening.

Door je documenten digitaal te ondertekenen, versnel je het proces namelijk aanzienlijk. Op deze manier kunnen overeenkomsten sneller worden gesloten, omdat er geen papieren documenten meer nodig zijn. Bedrijven zien dan ook enorme voordelen bij het digitaliseren van de handtekening.

Maar is de digitale handtekening wel altijd rechtsgeldig? En waar moet je als bedrijf op letten? We vertellen het je allemaal in dit artikel.

Wat is een digitale handtekening?

Een digitale handtekening of elektronische handtekening is de elektronische variant van de handgeschreven handtekening (ook wel natte handtekening genoemd). Een elektronische handtekening bestaat uit elektronische gegevens die worden vastgehecht aan een digitaal document.

Hierbij moet je bijvoorbeeld denken aan gegevens over de identiteit van de ondertekenaars. Je hebt hierdoor geen pen, papier en scanner meer nodig om een overeenkomst te ondertekenen.

Waar moet de digitale handtekening aan voldoen?

In Nederland heeft de elektronische handtekening dezelfde rechtsgeldigheid als een natte (normale) handtekening. Maar let op: de wet zegt wel dat de elektronische handtekening ‘voldoende betrouwbaar’ moet zijn. Hierbij wordt gelet op het doel waarvoor de elektronische handtekening wordt gebruikt (artikel 3:15a van het Burgerlijk Wetboek).

Maar wat houdt dit nou precies in? Hiervoor gaan we kijken naar de Europese regels over het gebruik van elektronische handtekeningen, die ook in Nederland van toepassing zijn. Deze regels zijn neergelegd in de eIDAS-verordening. eIDAS staat voor ‘Electronic Identification And Trust Services’.

digitale handtekening rechtsgeldig

Welke 3 soorten elektronische handtekeningen zijn er?

De eIDAS-verordening geeft aan dat er 3 soorten elektronische handtekeningen zijn. De gewone elektronische handtekening, de geavanceerde elektronische handtekening en de gekwalificeerde elektronische handtekening.

De eIDAS-verordening geeft per soort aan wat de eisen zijn. Hebben ze alle drie dezelfde kracht als bewijs? Hieronder leggen we je uit wat het verschil is.

Soort 1: gewone elektronische handtekening

De eerste variant is de gewone elektronische handtekening.

Hoe het werkt: Denk hierbij aan het plakken van een scan van een fysieke handtekening op een digitaal document, of het typen van je naam in een document op de plaats waar een handtekening hoort.

Betrouwbaarheid: Aangezien je deze handtekening makkelijk kan vervalsen, is de betrouwbaarheid laag. Gebruik je dit type handtekening en beweert iemand dat het is vervalst? Dan moet jij zelf aantonen dat de handtekening door jou gezet is.

Geschikt voor: Documenten met een laag risico, zoals interne documenten (bijvoorbeeld interne besluiten). We adviseren deze handtekening niet te gebruiken bij overeenkomsten met derden.

Soort 2: geavanceerde elektronische handtekening

De tweede variant is de geavanceerde elektronische handtekening.

Hoe het werkt: Er wordt een unieke code gebruikt die is gekoppeld aan de identiteit van de ondertekenaar. De handtekening komt tot stand met een gekwalificeerd middel voor het aanmaken van elektronische  handtekeningen.

Dit middel kan de ondertekenaar, met een hoog vertrouwensniveau, onder zijn uitsluitende controle gebruiken. Denk hierbij aan je e-mailaccount of je telefoon die onder uitsluitende controle gehouden wordt door jou.

Betrouwbaarheid: De geavanceerde elektronische handtekening wordt aangemerkt als betrouwbaar. Gebruik je dit type handtekening en beweert iemand dat het is vervalst? Dan gaat de rechter er in principe vanuit dat de handtekening afkomstig is van jou.

Jouw identiteit is namelijk gekoppeld aan de code. Het vervalsen van deze vorm van ondertekening is vrij lastig. Dit komt doordat de handtekening, de persoon, het document en het tijdstip worden vastgelegd.

Geschikt voor: De geavanceerde elektronische handtekening is geschikt voor overeenkomsten met derden. Denk hierbij aan overeenkomsten tussen zakelijke partijen. Vele banken gebruiken bijvoorbeeld iDIN, maar ook de SMS-TAN code, voor authenticatie van de ondertekenaar.

Verificatie geavanceerde digitale handtekening

Soort 3: gekwalificeerde elektronische handtekening

De derde variant is de gekwalificeerde elektronische handtekening.

Hoe het werkt: Hier wordt de handtekening gekoppeld aan een gekwalificeerd certificaat. Deze zogenaamde PKI (Public Key Infrastructure) certificaten worden onder strenge voorwaarden uitgegeven door speciale organisaties, ook wel certificatie dienstverleners genoemd. Om gebruik te maken van deze soort elektronische handtekening moet je dus een gekwalificeerd PKI certificaat hebben.

Betrouwbaarheid: Deze soort elektronische handtekening is altijd ‘voldoende betrouwbaar’. Jouw ondertekening staat daarmee vast en hoeft daarom niet bewezen te worden.

Geschikt voor: De financiële dienstverlening en notariële dienstverlening. Het notariaat was van plan om vanaf 1 augustus 2021 onder andere de BV oprichting volledig digitaal aan te bieden. Deze nieuwe wetgeving is helaas uitgesteld.

Volgens de Europese richtlijn is uitstel mogelijk tot maximaal 1 jaar. Na implementatie zal het in elk geval mogelijk zijn om de oprichtingsakte met een gekwalificeerde elektronische handtekening te onderteken.

Wil je graag op de hoogte worden gehouden van dit soort nieuws? Abonneer dan op onze nieuwsbrief door een gratis account aan te maken bij Ligo. Zo ben jij altijd op de hoogte van het laatste nieuws op ondernemersgebied.

Is de digitale handtekening geldig in het buitenland?

Op grond van de eIDAS-verordening heeft de gekwalificeerde elektronische handtekening in de gehele Europese Unie dezelfde rechtsgevolgen als een natte handtekening. Deze soort digitale handtekeningen zijn altijd rechtsgeldig.

Maar hoe zit het dan met de andere twee varianten? Of deze varianten rechtsgevolg hebben, is aan de nationale wetgever van elk land zelf om te bepalen.

Doe jij dus zaken met buitenlandse partijen op Europees niveau? Dan is het aan te raden om te controleren welke regels er gelden voor de gewone en geavanceerde elektronische handtekening.

Is de digitale handtekening rechtsgeldig in Nederland?

In Nederland hebben alle soorten elektronische handtekeningen in principe dezelfde rechtsgeldigheid als een geschreven handtekening. De enige voorwaarde die hiervoor geldt, is dat de methode die gebruikt wordt voor het ondertekenen voldoende betrouwbaar moet zijn.

Wanneer is dit het geval? Dit hangt af van het doel waarvoor de elektronische handtekening wordt gebruikt en de omstandigheden van het geval. Ook de contractpartijen en het belang van het te ondertekenen document spelen een rol.

Hou er rekening mee dat de Nederlandse rechter al een aantal keer bepaald heeft dat de gewone elektronische handtekening niet betrouwbaar genoeg was. Een voorbeeld: als je voor de eerste keer zaken doet met een andere partij, kan de gewone digitale handtekening niet voldoende zijn.

{{cta(’11d7bb10-64c4-4235-9674-b54e5d035eab’,’justifycenter’)}}

Hoe controleer ik een document op geldige digitale handtekeningen?

Stel, je hebt samen met een andere partij een document digitaal ondertekend. Hoe controleer je de rechtsgeldigheid van deze handtekeningen? Zorg eerst dat je een tool hebt die digitale handtekeningen kan lezen en ontleden.

We raden Adobe aan. Adobe’s PDF Reader kan je hier eenvoudig downloaden. Open vervolgens je ondertekende document in de editor. Je ziet direct een blauwe balk bovenaan verschijnen als het document digitale handtekeningen bevat.

digitaal handtekening geldig

Verschijnt de blauwe balk niet?  Dan heb je geen digitaal ondertekend document voor je. Het document biedt dan alleen het laagste beschermingsniveau.

Let op: als de blauwe balk wel verschijnt, moet je wel nog wat zaken controleren. Klik op de knop ‘handtekeningenvenster’ en er verschijnt een venster zoals hieronder weergegeven.

online handtekening rechtsgeldig

Je klikt vervolgens op een van de opties, waardoor de gegevens van de handtekening zichtbaar worden. Een aantal zaken dienen hier goed te staan. Zo mag bij ‘veld’ (of ‘field’) niet staan dat het om een omzichtbare handtekening gaat. Op deze plek moet juist vermeld staan op welke pagina de handtekening zich bevindt.

Wil je gebruik maken van de digitale handtekening en wil je zeker zijn van dat je handtekening rechtsgeldig is? Gebruik dan een veilige tool zoals Ligo.

Starten met digitaal ondertekenen?

Wil je tijd besparen, kosten verlagen en je partners en klanten tevreden stellen met een krachtige online onderteken tool? Start dan nu met het digitaliseren van je bedrijfsprocessen door gebruik te maken van elektronische ondertekening van documenten.

Bij Ligo start je gratis en heb jij binnen enkele seconden een getekend document met een elektronische handtekening. Bekijk hier de mogelijkheden. Heb je vragen over dit onderwerp? Neem dan gerust contact met ons.

Telefonisch overleggen over jouw situatie?

Wendy Bogers
Laatste berichten van Wendy Bogers (alles zien)