Ligo

Juridische tips en informatie om zorgeloos te ondernemen

Privacy en het Personeelsdossier: waar moet de werkgever op letten?

Posted by Wendy Bogers on 17-okt-2018 18:10:14
Wendy Bogers
Find me on:

Met de inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de "AVG") heb jij als werkgever extra verplichtingen gekregen als het gaat om het bewaren van de persoonsgegevens van jouw werknemers. Alle personeelsdossiers moeten ‘AVG-proof’ zijn. Is dat niet het geval, dan loop jij als werkgever het risico dat de Autoriteit Persoonsgegevens (de "AP") hoge boetes aan je oplegt. Bovendien kan het leiden tot reputatieschade als je bekend komt te staan als werkgever die niet zorgvuldig met de persoonsgegevens van zijn werknemers omgaat. In deze blog vertellen we je hoe jij zorgt dat jouw personeelsdossiers AVG-proof zijn. 


cyber-security-cybersecurity-device-60504

 

Verplichtingen werkgever op grond van de AVG

Met de inwerkingtreding van de AVG heb jij er als werkgever met betrekking tot de persoonsgegevens van je werknemers een hoop (extra) verplichtingen bij gekregen. Zo mag je bijvoorbeeld niet meer gegevens in het personeelsdossier opnemen dan noodzakelijk is en moeten de gegevens die je opslaat juist en nauwkeurig zijn. Zorg ook dat je jouw werknemers (vooraf) informeert over welke gegevens je opslaat en met welk doel je dit doet. Daarnaast moeten jouw werknemers de mogelijkheid krijgen om hun personeelsdossier in te zien en kunnen zij bezwaar maken als ze vinden dat bepaalde gegevens niet in het dossier mogen worden opgenomen. Ook moet je zorgen dat je de personeelsgegevens niet langer bewaart dan noodzakelijk is en dat je deze goed beveiligt. Doe je dit niet? Dan kan je geconfronteerd worden met hoge boetes.

Ligo tip: Wil jij precies weten hoe jij jouw personeelsdossiers helemaal privacy-proof kan maken? Neem gerust contact op met het Ligo team en wordt verbonden met een privacyrecht advocaat voor gratis advies.

Beveiliging van het personeelsdossier en risico’s

Het personeelsdossier bevat veel persoonlijke informatie over jouw werknemer. Het is daarom van belang dat je als werkgever maatregelen treft om deze gegevens goed te beveiligen. Denk hierbij aan hoe je de gegevens bewaart. Heb je papieren dossiers? Bewaar deze dan bijvoorbeeld in een afgesloten kast in een afgesloten ruimte, en zorg dat alleen jijzelf en een eventuele HR-Manager er toegang tot hebben. Ook handelingen zoals printen, scannen en vernietigen van alle papieren moeten worden uitgevoerd door diegenen die het personeelsdossier in mogen zien.

Makkelijker, veiliger en efficiënter is het om een personeelsdossiers digitaal aan te maken en te bewaren. Dit kan eenvoudig met de Onboarding Tool van Ligo. Geen papieren ‘rompslomp’ en verschillende opbergplekken meer voor je stukken. Weet precies welke overeenkomst jij in welke situatie het beste kan gebruiken en vraag advies aan onze arbeidsrecht specialisten. En vergeet nooit meer een belangrijke deadline zoals het einde van een proeftijd of het aflopen van een contract. Daarnaast wijs je heel simpel de personen aan die toegang hebben tot het digitale dossier.

Het is belangrijk om het digitale personeelsdossier goed te beveiligen. Dit kan door het dossier op een aparte server te bewaren, te vergrendelen met een wachtwoord of op te slaan in een persoonlijke cloud. Bedenk hierbij wel dat de AP van je verwacht dat je de meest moderne technieken en methodes gebruikt. Zeker weten dat jouw dossiers goed beveiligd zijn? Via Ligo worden je personeelsdossiers automatisch aangemaakt en de informatie veilig opgeslagen in jouw digitale Ligo-kluis.

architecture-business-cabinet-325229

 

Bewaartermijnen van de inhoud

Als werkgever bouw jij straks een goed personeelsdossier op. Maar hoe lang mag je die informatie bewaren? De wet bepaalt dat persoonsgegevens van werknemers niet langer dan noodzakelijk bewaard mogen worden. Exacte bewaartermijnen worden door de wetgever niet genoemd. Wil je weten hoe lang je bepaalde gegevens mag bewaren? Download dan nu onze gratis Gids: Personeelsdossier. Daarin is een overzichtelijke tabel opgenomen waarin je in een oogopslag ziet wat de aanbevolen bewaartermijn is voor de verschillende documenten uit het personeelsdossier.

We adviseren je om wanneer sprake is van een arbeidsconflict of een ander juridisch conflict met je werknemer het personeelsdossier in ieder geval te bewaren tot het conflict is opgelost of er een uitspraak van een rechter is in de procedure. In onze blog 'De voordelen van een personeelsdossier voor de werkgever' kan je namelijk lezen dat je een goed opgebouwd en bijgehouden personeelsdossier dient als bewijs in een eventuele ontslagprocedure. Zorg ook dat je de gegevens die betrekking hebben op het salaris van je werknemers langer bewaart tot na het einde van het dienstverband. Dit wordt bepaald in Burgerlijk Wetboek. Doe je dit niet dan kan je door de Inspecteur van de Belastingdienst een hoge aanslag voorgeschoteld krijgen.

Bewaar jij als werkgever deze gegevens langer dan noodzakelijk en houd je de richtlijnen met betrekking tot de bewaartermijnen niet aan? Ook dan kan je geconfronteerd worden met een boete van de AP. Zorg dus altijd dat je de termijnen goed in de gaten houdt. Je kan reminders in je agenda zetten, of je kan een handige tool zoals Ligo gebruiken waarbij de reminders automatisch worden ingesteld en jij verder nergens aan hoeft te denken. Jij wordt automatisch herinnerd als een bewaartermijn dreigt te verlopen.

Rechten van werknemers onder de AVG

Naast de verplichtingen die jij als werkgever (als ‘verantwoordelijke’) hebt onder de AVG, hebben jouw werknemers (als ‘betrokkenen’) onder de AVG diverse rechten met betrekking tot de informatie uit hun personeelsdossier. Zo hebben zij het recht van bezwaar. Dit houdt in dat ze bezwaar kunnen maken tegen het bewaren van bepaalde gegevens. Daarnaast kunnen jouw werknemers inzage vorderen in hun gegevens en kunnen ze je verzoeken die gegevens de verwijderen wanneer jij ze niet meer nodig hebt. Daarnaast kan het zijn dat je werknemer zijn toestemming intrekt om zijn gegevens te verwerken of dat de gegevens onrechtmatig worden verwerkt. In al die gevallen moet je zorgen dat je de gegevens van je werknemer zo snel mogelijk verwijdert uit je administratie.

Als je een verzoek tot inzage of verwijdering weigert, dan kan je werknemer een klacht indienen bij de AP. Wordt deze klacht in behandeling genomen? Dan kan je geconfronteerd worden met een uitgebreid en tijdrovend onderzoek van de AP. En ook hier geldt dat je het risico loopt op hoge boetes, als de AP vaststelt dat je niet aan je verplichtingen hebt voldaan. De hoogste boete die de AP kan opleggen is €20.000.000,-, of bedraagt 4% van de omzet van het bedrijf als dat bedrag hoger ligt dan de genoemde €20.000.000,-. Dit zal niet direct gebeuren. De boete die de AP oplegt moet namelijk wel redelijk zijn. Als jij je best hebt gedaan om te voldoen aan al je verplichtingen en je hebt nooit eerder te maken gehad met de AP dan zal de boete veel lager uitvallen. Daarnaast houdt de AP rekening met hoe lang je niet aan je verplichtingen hebt voldaan. Belangrijk is ook om welke persoonsgegevens het gaat. De AP zal minder streng optreden als het om gegevens gaat die iedereen kan opzoeken op internet.

Dat de AP echt gebruik maakt van hun boetebevoegdheid is heel recent nog gebleken. Zo hebben ze een flinke boete van €48.000,- aan een bank opgelegd. De bank weigerde in dit geval een klant inzage in zijn gegevens te geven. Het is zeker denkbaar dat de AP eenzelfde hoge boete oplegt als je weigert om de gegevens van een van je werknemers die niet meer in dienst is binnen de daarvoor geldende termijn te verwijderen. Met de Ligo tool en de reminders die je daarmee makkelijk kan instellen, gebeurt dat sowieso niet meer!

Ja, ik wil mijn personeelszaken goed regelen

Moeilijk en tijdrovend? Welnee!

Een goed personeelsdossiers aanleggen kost normaal gesproken veel tijd, en veel papier. We adviseren je om direct een goed systeem op te zetten, zodat je eenvoudig en consequent alles bij kan houden. Dit is makkelijk en snel geregeld met de Onboarding Tool van Ligo! Hiermee bespaar je vele uren aan tijd, heb je altijd overzicht, en krijg je automatische reminders. Je hebt gewoon de zekerheid dat alles goed geregeld is. Wil je alles weten over het personeelsdossier? Download dan nu gratis onze Gids Personeelsdossier.

Heb je verder nog vragen over het personeelsdossier? Of wil je meer weten over de Onboarding Tool? Stuur dan een e-mail naar support@ligo.nl, een chatbericht via de website of bel ons team via 020-3031043. Ons team staat altijd voor je klaar om jouw situatie met je door te nemen en je te adviseren.

Topics: Personeel, AVG