Ligo

Juridische tips en informatie om zorgeloos te ondernemen

Het arbeidsvoorwaardengesprek: Alles wat je moet weten

Posted by Wendy Bogers on 30-okt-2018 9:08:28
Wendy Bogers
Find me on:

Ga jij als werkgever een nieuwe werknemer aannemen? Heb je de sollicitatieprocedure al bijna achter de rug en is het zo tijd voor een arbeidsvoorwaardengesprek? Het voeren van een arbeidsvoorwaardengesprek is niet altijd makkelijk. In dit gesprek onderhandelen jij en jouw potentiële nieuwe werknemer over de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. In deze blog lees je alles over de mogelijkheden van de voorwaarden en hoe jij je het beste hierop kunt voorbereiden. Zo leg jij met het arbeidsvoorwaardengesprek de basis voor een goede duurzame arbeidsrelatie met je nieuwe werknemer.

Wanneer vindt het arbeidsvoorwaardengesprek plaats?

Een  arbeidsvoorwaardengesprek vindt doorgaans plaats tegen het einde van een sollicitatieprocedure. Er zijn gesprekken gevoerd, wellicht heeft je potentiële nieuwe werknemer een assessment of opdracht uitgevoerd, en jullie  weten dat jullie met elkaar willen gaan werken. 

Arbeidsvoorwaardengesprek

 Nu is het jouw beurt. Je gaat eerst een aanbod doen, voordat het arbeidsvoorwaardengesprek plaats vindt. Na het toesturen van het aanbod, start de onderhandeling en voer je het arbeidsvoorwaardengesprek.

Hoe doe je een aanbod met arbeidsvoorwaarden?

Het aanbod kan je door middel van het sturen van een aanbiedingsbrief doen, maar dit zouden we niet aanraden (go paperless!). Wat in de praktijk veel gebeurt, is het toesturen van een email met ofwel de inhoud van het aanbod in de email zelf, of in een apart document als bijlage. Maar wat neem je op in dit aanbod? Het aanbod hoeft geen opsomming te zijn van alle onderdelen van de arbeidsovereenkomst. Dat is wat ongezellig. De volgende belangrijkste onderdelen worden doorgaans wel meegenomen in het aanbod: het salaris, de functie, de contractsduur, de startdatum, het aantal uur dat gewerkt zal worden per maand, het aantal vakantiedagen en een eventuele bonus. Een dergelijk aanbod bestaat dan uit een combinatie van primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. Een tip: Zet iets lager in met het oog op de onderhandeling. Veel kandidaten zullen namelijk gaan onderhandelen, en zelfs denken dat dit van ze verwacht wordt. Mocht je dit proces lastig vinden? Wil je zeker weten dat het aanbod er goed uit ziet en dat je de juiste zaken opneemt? Wil je de status kunnen bijhouden van het (bekijken van het) aanbod en het tekenen van de arbeidsovereenkomst? Kijk gerust even naar de Onboarding tool van Ligo, waarmee je dit gehele proces in enkele stappen doorloopt. 

Stel je aanbiedingsbrief eenvoudig op

Wat kan jij als jong bedrijf verder aanbieden aan leuke voorwaarden?

Ben je net gestart met jouw onderneming? De trotse CEO van een startup? De ambities zijn groot, de visie staat als een huis, maar de middelen zijn er nog niet om werknemers een laptop, telefoon, auto en bonus te geven? Hoe haal je dan talentvolle mensen binnen?

Vakantie en successen vieren 

Wees creatief met beperkte middelen. Geef mensen bijvoorbeeld de vrijheid om hun vakantiedagen zelf te bepalen. Dat lijkt eng, maar uit de praktijk is gebleken dat mensen in dat geval minder dagen opnemen dan de gebruikelijke. Werken mensen met hun eigen laptop en telefoon? Dan kan je daar een maandelijkse vergoeding van bijvoorbeeld €15,-tegenover stellen.  Regel lunches, bedrijfsfeestjes, borrels en vier successen met elkaar. De sfeer bij een startup is erg bepalend en happy werknemers vertellen anderen weer over hun werk. Zo komt jouw bedrijf snel bekend te staan als de plek waar je wil werken!

Aandelen, SARs, opties en certificaten 

Dan nog een veelgebruikt instrument: Samen zullen we alles (aan)delen.  Een goede manier om  je (nieuwe) werknemers te belonen zonder dat dit je direct bergen geld kost, is door aandelen in jouw bedrijf aan te bieden. Je kan namelijk nog niet een markt-conform salaris aanbieden. De kandidaat neemt een risico: voor een laag salaris keihard werken bij een startup, waarvan de levensvatbaarheid nog bewezen moet worden. Maar wat als deze persoon zich ook eigenaar voelt? Het gevoel krijgt dat als het bedrijf goed gaat, hij er ook beter van wordt? De waarde van aandelen het lagere salaris compenseert? 

Dit is precies waarom startups (stemrechtloze) aandelen, SARs (share appreciation rights), opties of certificaten op aandelen verstrekken aan goede werknemers. Wil je weten wat de verschillende zijn tussen de mogelijkheden om jouw personeel te belonen door middel van deze opties. Neem Ligo  en wij zorgen dat onze arbeidsrecht advocaten je kosteloos adviseren. 

Wat bespreek je in een arbeidsvoorwaardengesprek?

Je hebt het aanbod uitgestuurd naar die goede kandidaat die je wil hebben voor de openstaande functie binnen je bedrijf.  Nu gaan jullie de onderdelen van het aanbod bespreken en komt de betreffende persoon nog met aanvullende of nieuwe voorwaarden. De volgende zaken kunnen onder andere aan bod komen. 

De primaire arbeidsvoorwaarden

De primaire arbeidsvoorwaarden zijn de arbeidsvoorwaarden waar je altijd wel afspraken over maakt met je werknemers. Het gaat dan om de hoogte van het salaris, hoeveel uur per week  er wordt gewerkt, tijdens welke uren er wordt gewerkt, het aantal vakantiedagen en vakantietoeslag iemand krijgt. Hou hier rekening met de regels die de wetgever met betrekking tot bepaalde primaire arbeidsvoorwaarden heeft vastgelegd. Zo geldt er soms een wettelijk minimum, waarvan je niet ten nadele van je werknemers mag afwijken. Een goed voorbeeld hiervan is het minimumloon. Ook heeft je werknemer recht op minimaal 20 vakantiedagen per jaar bij een werkweek van 40 uur.  

De extra's 

De arbeidsmarkt is krap, waardoor de secundaire arbeidsvoorwaarden een grote rol kunnen spelen. Bied jij een uniek pakket aan met leuke extra's? Dan kan je hier zomaar deze gewilde kandidaat binnen halen voor de functie.  De standaard secundaire arbeidsvoorwaarden ken je waarschijnlijk wel: Een reiskostenvergoeding, een auto, telefoon of laptop van de zaak, bonusregelingen, een (inlegvrij) pensioen, aandelen, overwerktoeslagen, de mogelijkheid om op jouw kosten een opleiding te volgen en de mogelijkheid om thuis te werken. Goed om te weten dat thuiswerken geen  recht is, maar een mogelijkheid.  Ook alle vakantiedagen  boven de wettelijk verplichte vakantiedagen die jouw werknemers hebben, zijn extra's waar je mee kan spelen in de onderhandelingen over de arbeidsvoorwaarden. 

Let op de CAO

Voor alle arbeidsovereenkomsten die jij sluit, geldt dat wanneer er een collectieve arbeidsovereenkomst (CAO) van toepassing is in jouw branche, veel van de secundaire arbeidsvoorwaarden al in die CAO staan. Deze zijn dan direct van toepassing op de arbeidsovereenkomst met je (nieuwe) werknemers. Hier kom je niet onder uit. Het is dan ook van belang om voorafgaand aan het arbeidsvoorwaardengesprek goede kennis te hebben van de regels van de CAO. Weet je niet zeker of er CAO van toepassing is in jouw branche? Neem contact op met Ligo en win gratis telefonisch advies in van een arbeidsrecht advocaat. Alle van toepassing zijnde regels verwerk je in je arbeidsovereenkomst, maar bijvoorbeeld ook in je personeelshandboek. Heb je nog geen personeelshandboek? Dit doe je heel makkelijk met de Onboarding tool van Ligo. 

Hoe bereid ik me voor op het arbeidsvoorwaardengesprek?

Zoals met alle onderhandelingen die je voert, is voorbereiding key. Zorg dat je precies weet tot hoe ver je in de onderhandelingen wil gaan. Wat zijn de grenzen? Wat wil je maximaal aan het salaris kwijt zijn? Kan het bedrijf een verhoging wel betalen? Wat zijn de fiscale gevolgen van een verhoging van verschillende kosten? Wat zijn de gevolgen voor het team als je iemand meer vakantiedagen aan gaat bieden dan anderen binnen je bedrijf? 

Hoe kan jij je het beste voorbereiden? Indien jij voor het arbeidsvoorwaardengesprek weet wat de pijnpunten zijn voor deze persoon, scheelt dit erg veel. Dit geeft jou de mogelijkheid om over deze pijnpunten na te denken en te bepalen tot hoe ver je hier in kan gaan. Vraag de betreffende persoon dan ook om zijn gedachten van te voren per email toe te sturen. Gaat het over het vergoeden van kosten? Dan adviseren we je contact op te nemen met je accountant, zodat je een helder plaatje krijgt van de gevolgen. Gaat het over een beloning in aandelen, certificaten, opties of SARs? Win dan advies in van een arbeidsrecht advocaat. De belangen hierbij kunnen erg groot zijn, waardoor het specialistisch advies van een advocaat erg belangrijk is voordat je toezegging doet die je niet kunt waarmaken. 

Onderhandelen  is altijd een spel van geven en nemen. Onthoudt dat jij het gesprek leidt en daarmee de uitkomst stuurt. De kandidaat zal de onderhandelingen hoogstwaarschijnlijk hoger inzetten dan waar hij/zij op wil uitkomen. Door goed te luisteren, context te geven waarom je wel of niet kan toegeven aan verzoeken, komen jullie tot een overeenkomst waar jullie allebei tevreden mee zijn. En je hoeft niet direct uitsluitsel te geven. Geef gerust aan dat je het een en ander nog even dient te overleggen met je aandeelhouders, met je accountant of je medebestuurders.   

Arbeidsvoorwaardengesprek

Wil jij al je personeelszaken makkelijk regelen op één plek, zodat je tijd overhoudt om je te focussen op het ondernemen? Upgrade dan nu naar Ligo Premium. Je hebt dan onbeperkt toegang tot de Ligo Onboarding tool! Hiermee regel je al je personeelszaken makkelijk en snel, volledig digitaal! Wil je meer weten over onze Onboarding Tool? Neem dan contact met ons op. Dit kan zeven dagen per week van 09:00 tot 23:00 uur in de chat, of bel of email ons. 

Ja, ik wil mijn personeelszaken goed regelen

Voor alle overige vragen staan de juristen van Ligo altijd klaar om jou te helpen. Zeven dagen in de week van 09:00 - 23:00. Je kan makkelijk contact met ons opnemen via de chat, telefoon of via de mail.

Succes met het arbeidsvoorwaarden gesprek en happy entrepreneuring!

 

Topics: Personeel