Ligo

Juridische tips en informatie om zorgeloos te ondernemen

Het Personeelsdossier: Alles wat je moet weten

Posted by Sanne Dupain on 17 okt. 2018 18:03:30
Sanne Dupain
Find me on:

Je hebt net een nieuwe werknemer aangenomen. Gefeliciteerd! Het is altijd een grote stap om een nieuwe werknemer aan te nemen en het geeft aan dat het de goede kant opgaat met je onderneming. Je hebt alle stappen doorlopen die horen bij het aannemen van personeel, van het doen van een aanbod tot het tekenen van het contract. Hier komt altijd behoorlijk wat papierwerk bij kijken. Zo moet je ook een personeelsdossier aanleggen. Het is belangrijk dat je het personeelsdossier aan het begin van de arbeidsrelatie aanlegt en goed bijhoudt. In deze blog vertellen we je hoe je een personeelsdossier aanlegt en welke documenten je hierin opneemt, en op welk moment je dat doet. Lees ook onze andere blog over het personeelsdossier: 'Privacy en het Personeelsdossier: waar moet de werkgever op letten' zodat je zeker weet dat je de gegevens in het personeelsdossier veilig en volgens de wet opslaat. 

Personeelsdossier

 

Het opzetten van een personeelsdossier

De arbeidsovereenkomst is getekend. Hoe start ik nu met het personeelsdossier? Het aanleggen van een dossier kan op twee manieren: digitaal of in hard copy met een tastbare map. Om het overzicht goed te bewaren adviseren we je om alles te digitaliseren een personeelsdossier digitaal aan te leggen. Zo weet je welke stukken nog missen welke documenten nog niet zijn getekend, en voorkom je dat je stukken kwijt raakt. Geen bergen papierwerk, scannen, printen etc. meer, en je weet zeker dat je alle benodigde stukken hebt. Als er iets ontbreekt, is het namelijk niet alleen erg vervelend voor jou als werkgever, je kan er problemen door krijgen met de Belastingdienst. Zorg dan ook dat je alles goed organiseert. Let wel op dat je zorgvuldige beveiligingsmaatregelen treft voor het digitale dossier. Dit is een vereiste. In onze blog 'Privacy en het Personeelsdossier: waar moet de werkgever op letten?' lees je hier alles over.

Wat moet ik opnemen in het personeelsdossier?

Heb je het personeelsdossier aangelegd? Dan kan je nu de relevante stukken in het dossier voegen. We adviseren je om gedurende de arbeidsrelatie consequent alle relevante informatie te blijven toevoegen. Wanneer je ooit een werknemer zou willen ontslaan, dien je namelijk aan de hand van een goed opgebouwd personeelsdossier aan te tonen dat er inderdaad gegronde redenen zijn om dat te doen.

De eerste documenten die je nodig hebt voor in het personeelsdossier, ontvang je al voorafgaand aan de arbeidsrelatie. De belangrijkste informatie voeg je tijdens de arbeidsrelatie toe, en het personeelsdossier is nog niet klaar als de werknemer uit dienst gaat. We lichten hieronder voor je toe wat je op welk moment dient toe te voegen.

Voorafgaand aan het dienstverband

De documenten die je ontvangt voorafgaand aan het dienstverband, zoals de basale persoonsgegevens over je werknemer, en de specifieke afspraken die jullie hebben gemaakt tijdens de onderhandelingen over de arbeidsvoorwaarden, voeg je aan het dossier toe.

Ligo tip: lees alles wat je moet weten over het voeren van een arbeidsvoorwaardengesprek en de mogelijke arbeidsvoorwaarden die er zijn in onze blog 'Hoe ga jij een arbeidsvoorwaardengesprek in als werkgever'.

De documenten die je in ieder geval toevoegt aan het personeelsdossier voor aanvang van het dienstverband van je nieuwe werknemer zijn:

Algemene informatie over je nieuwe werknemer

  • kopie CV en motivatiebrief
  • kopie diploma’s en certificaten
  • kopie cijferlijsten
  • kopie ID/paspoort
  • Verklaring Omtrent het Gedrag (een VOG)
  • referenties

De bedrijfsdocumenten:

  • arbeidsovereenkomst
  • geheimhoudingsovereenkomst
  • sleutelovereenkomst
  • gebruikersovereenkomst laptop
  • bewijs terhandstelling bedrijfsprotocollen
  • bewijs terhandstelling personeelshandboek

Tijdens het dienstverband

Ook tijdens het dienstverband blijf je stukken aan het personeelsdossier toevoegen. Zo voer je regelmatig functioneringsgesprekken. Hierbij ga je in gesprek met je werknemer over zijn functioneren. Doe dit minstens tweemaal per jaar. Nog beter is het om dit 1 keer in de 2 maanden of zelfs vaker te doen wanneer dat nodig is. Je bespreekt de verbeterpunten, het verbeterplan en vergeet ook niet om afspraken te maken binnen welke termijn er sprake moet zijn van een verbetering. Van dit gesprek maak je een verslag op en vervolgens kan je werknemer het verslag tekenen voor akkoord. Dit getekende verslag vormt een belangrijk onderdeel van een goed opgebouwd personeelsdossier. Wanneer je werknemer het verslag niet wil tekenen voor akkoord, adviseren we je om hem te laten tekenen voor ontvangst. Of stuur het verslag per e-mail toe. Stel hierbij in dat aan jou een bericht wordt verzonden wanneer je werknemer de e-mail heeft gelezen. Zorg dat je de getekende ontvangstbevestiging, of een kopie van het bericht dat jouw e-mail met het verslag door je werknemer is gelezen, ook toevoegt aan het personeelsdossier.

 

Het personeelsdossier tijdens het dienstverband

 

Als je werknemer tussentijds een grove fout of overtreding begaat, zoals te laat komen, kan je een schriftelijke waarschuwing geven. Een schriftelijke waarschuwing kan later als bewijs dienen. Laat je werknemer ook hier weer de schriftelijke waarschuwing tekenen of laat tekenen voor ontvangst. Neem ook hiervan de  bewijsstukken op in het personeelsdossier.

Naast de verslagen van de functioneringsgesprekken neem je tijdens het dienstverband ook de verlof- en verzuimadministratie, documenten omtrent langdurige ziekte (zoals een Plan van Aanpak) en wijzigingen van de arbeidsovereenkomst op in het personeelsdossier. Vergeet bij beëindiging van een tijdelijk dienstverband niet te voldoen aan je schriftelijke aanzegplicht! Zo voorkom je dat je een vergoeding aan je werknemer moet betalen na afloop van het dienstverband, en  de onwenselijke voortzetting van een arbeidsovereenkomst. Met de aanzegplicht laat jij jouw werknemer schriftelijk, uiterlijk 1 maand van te voren, weten of je het contract verlengt, en zo ja onder welke voorwaarden. Voldoe je als werkgever niet aan deze aanzegplicht? Dan ben je aan je werknemer een aanzegboete verschuldigd van maximaal 1 bruto maandsalaris. Neem de schriftelijke aanzegging dan ook op in het personeelsdossier.

Vergeet jij nog wel eens een termijn of een aanzegplicht? Zet jij niet alles direct met een alarm in je agenda? Je bent niet de enige. Daarom stelt Ligo automatische reminders in als je een arbeidscontract aanmaakt via de Onboarding Tool. Zo word je altijd tijdig gewaarschuwd.

Ligo tip: Voorkom boetes door minimaal een maand voor het aflopen van een contract de werknemer te laten weten of het contract verlengd wordt.

Na het dienstverband

Wanneer je werknemer uit dienst gaat, dienen wellicht nog zaken van het bedrijf in te worden geleverd zoals een sleutel, computer of een auto. Bewijsstukken van het inleveren hiervan neem je ook op in het personeelsdossier. Wanneer je met een ontslag te maken hebt, zal er ook sprake zijn van een vaststellingsovereenkomst. In een vaststellingsovereenkomst neem je de voorwaarden op waaronder jullie uit elkaar gaan, zoals bijvoorbeeld de hoogte van de ontslagvergoeding die de werknemer misschien ontvangt. Deze overeenkomst neem je ook op in het personeelsdossier. Tot slot adviseren we je te allen tijde om de oud-werknemer schriftelijk te wijzen op belangrijke afspraken die blijven gelden na het dienstverband. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het concurrentie-, relatie- en geheimhoudingsbeding uit de arbeidsovereenkomst. Voeg de communicatie hierover ook toe aan het personeelsdossier.

Het personeelsdossier na het dienstverband

 

Waarom een personeelsdossier bijhouden?

Een personeelsdossier hou je  ten eerste  bij omdat je sommige gegevens over je werknemers moet bewaren van de wetgever. Denk hierbij aan de loonadministratie.  Doe je dit niet? Dan kan je problemen krijgen met de Belastingdienst. Daarnaast is het voor jou als werkgever  zelf belangrijk dat je  sommige dingen goed documenteert en vastlegt.  Zo kan het voorkomen dat je, nadat je iemand hebt aangenomen niet tevreden bent over zijn functioneren. Je werknemer voert het werk niet goed uit en verwaarloost taken en eigenlijk wil je die werknemer ontslaan. De wet biedt de mogelijkheid tot het ontslaan van je personeel wanneer sprake is van disfunctioneren. Ook hier is het belangrijk dat jij een goed personeelsdossier hebt opgebouwd.

Ontslag via de kantonrechter

Als je iemand wil ontslaan omdat sprake is van disfunctioneren, dien je een ontslagprocedure te starten bij de kantonrechter. In die procedure zal je de kantonrechter moeten overtuigen van het feit dat je werknemer zijn werk niet goed doet en niet goed is blijven doen. Om de kantonrechter hiervan te overtuigen, heb je bewijsstukken nodig. Een goed opgebouwd personeelsdossier bevat de bewijsstukken hiervoor. Denk hierbij aan de schriftelijke verslagen van functionerings- en evaluatiegesprekken en eventueel door jullie gemaakte afspraken over hoe je werknemer zijn functioneren kan verbeteren. Leg alles dan ook schriftelijk goed vast in het personeelsdossier.

Verplicht verbeteringstraject

Jouw werknemers worden goed door de wet beschermd. Ook als ze hun werk niet goed doen. Zo dient een werknemer de kans te krijgen om zijn functioneren te verbeteren. Dit kan alleen als hij eerst duidelijk is gewezen op het disfunctioneren. Een goede manier om dit te doen, is door het voeren van evaluatiegesprekken. Maak van die gesprekken een verslag en voeg deze toe aan het personeelsdossier.

Nu je werknemer weet dat jij van mening bent dat hij zijn werk niet goed doet, moet je samen met hem een verbeteringstraject opstellen. Hierin neem je allereerst op wat de huidige situatie is. Wat gaat er niet goed, wat zijn de knelpunten, waarom is er sprake van ‘disfunctioneren’? Ook neem je in het verbeteringstraject de afspraken op die je met je werknemer maakt om zijn functioneren te verbeteren en wat de planning van het verbeteringstraject is. Rechters hebben bepaald dat het traject gemiddeld minimaal 3 tot 6 maanden dient te duren. Zo krijgt je werknemer echt de mogelijkheid en de tijd om zijn functioneren te verbeteren. Je hebt als werkgever de verplichting om je werknemer hierbij actief te helpen.

Tijdens het verbeteringstraject moeten er meerdere evaluatiegesprekken plaatsvinden. In die gesprekken bespreek je de stand van zaken. Leg alles wat je in de evaluatiegesprekken bespreekt schriftelijk vast en bewaar deze schriftelijke verslagen ook goed in het personeelsdossier. Zo kan je, wanneer je werknemer zijn functioneren niet verbetert, ook de rechter die oordeelt over het ontslag overtuigen van het feit dat er voldoende redenen zijn voor het ontslag.

 

Voordelen personeelsdossier

 

Moeilijk en tijdrovend? Welnee!

Een goed personeelsdossiers aanleggen kost normaal gesproken veel tijd, en veel papier. We adviseren je om direct een goed systeem op te zetten, zodat je eenvoudig en consequent alles bij kan houden. Dit is makkelijk en snel geregeld met de Onboarding Tool van Ligo! Hiermee bespaar je vele uren aan tijd, heb je altijd overzicht, en krijg je automatische reminders. Je hebt gewoon de zekerheid dat alles goed geregeld is.

Ja, ik wil mijn personeelszaken goed regelen

Heb je verder nog vragen over het personeelsdossier? Of wil je meer weten over de Onboarding Tool? Stuur dan een e-mail naar support@ligo.nl, een chatbericht via de website of bel ons team via 020-3031043. Ons team staat altijd voor je klaar om jouw situatie met je door te nemen en je te adviseren.

Topics: Personeel