Ligo

Juridische tips en informatie om zorgeloos te ondernemen

Contractmanagement: wanneer ga je dit gebruiken?

Posted by Eline Dullemond on 13-feb-2019 14:07:35
Eline Dullemond

Is er voldoende controle op termijnen van contracten? Is er per ongeluk wel eens een contract stilzwijgend verlengd? Of heb je een mooie kans gemist om een contract opnieuw te onderhandelen? Dit zijn tekenen dat het tijd is om te gaan werken met contractmanagement. Een groeiend bedrijf gaat hand in hand met een groeiend aantal juridische documenten, met als gevolg dat de controle over contracten steeds lastiger wordt. Probeer maar eens om alle belangrijke data bij te houden, op tijd met de onderhandeling met leveranciers te beginnen en ervoor te zorgen dat vertrouwelijke documenten goed beveiligd zijn. Geleidelijk aan verlies je het overzicht, wat bovendien duur wordt en risico’s met zich meebrengt.

Ligo-tip: Start op tijd met contractmanagement en bespaar kosten, verhoog je omzet en voldoe aan complexe (privacy)wetgeving.

Start hier met contractmanagement

contractmanagement

 

Wat is contractmanagement?

In het kort kun je contractmanagement omschrijven als het doorlopen van het volledige proces van contracten en deze op een efficiënte manier beheren op één centrale plek. Je maakt een contract aan, laat het ondertekenen en ontvangt een reminder zodra het bijna afloopt, zodat je de volledige controle hebt over acties die bij de lifecycle van een contract komen kijken. Je houdt dus al je juridische zaken bij elkaar, met als doel dat je het volledige overzicht behoudt, afspraken met onder meer klanten en leveranciers goed terug kunt vinden en je nooit meer een termijn hoeft te missen. Zo kom je niet meer voor verrassingen, zoals stilzwijgende contractverlengingen, te staan.

Wanneer begin je met contractmanagement?

De meeste bedrijven starten vaak net iets te laat met contractmanagement, waarbij de volgende situaties zich voor kunnen doen: leveranciersovereenkomsten die zoek zijn, afspraken met een klant of partner die niet terug te vinden zijn, stilzwijgende contractverlengingen… Een gemiste kans om afspraken te heronderhandelen kan het mislopen van een flinke omzet als gevolg hebben.

Dergelijke situaties wil je voorkomen. Je wil termijnen van honderden contracten niet handmatig bijhouden, want deze manier van contractbeheer is foutgevoelig en brengt een hoop administratief werk en kopzorgen met zich mee. Daar wil je je toch helemaal niet mee bezighouden? Je besteedt je kostbare tijd ongetwijfeld veel liever aan dat waar je goed in bent en waarvoor je bent aangenomen.

Eigenlijk is het antwoord op de vraag wanneer je met contractmanagement zou moeten beginnen simpel: zo vroeg mogelijk. Zo zorg je ervoor dat de juridische zaken van het bedrijf al vanaf het begin helemaal op orde zijn en voorkom je fouten. Mocht je het beheren van al jullie contracten momenteel toch handmatig doen en herken je je in enkele van de eerder genoemde voorbeelden, dan is het een goed idee om de overstap naar contractmanagement te maken. Mede dankzij de slimme technologie beheer je tegenwoordig met contractmanagement software al je juridische documenten op een dashboard in een veilig cloud, zodat je nooit meer een contract kwijt hoeft te raken en het overzicht behoudt.

kopzorgen door contractbeheer

Voordelen van contractmanagement

Wat levert contractmanagement jou concreet op? Er zijn vele redenen waarom een bedrijf gebruik zou moeten maken van contractmanagement. De belangrijkste lichten we graag voor je uit:

  • Krijg volledige controle
    Met goed contractmanagement beheer je de volledige lifecycle van een contract: de inhoud, het foutloos genereren, de goedkeuring door bevoegde personen, het digitaal ondertekenen en de juiste opslag. Daarnaast krijg je controle over belangrijke acties die moeten volgen op basis van de inhoud van een contract, zoals reminders voor verlenging en heronderhandeling.
  • Deel documenten binnen de organisatie
    Vaak dienen meerdere personen binnen een organisatie een contract te bekijken of zelfs goed te keuren. Het contract wordt onder de loep genomen en er wordt feedback gegeven. Als dit niet goed georganiseerd wordt, kan het al gauw een rommel worden. Met behulp van contractmanagement worden de processen efficiënter gemaakt en kun je personen toevoegen die een bepaald contract moeten goedkeuren.

  • Besteed minder tijd aan het zoeken naar documenten
    Door alle juridische documenten op één centrale locatie te beheren, hoef je je geen zorgen meer te maken dat belangrijke documenten zoekraken. Dankzij het gebruik van verschillende mappen en zoekfuncties is het bovendien een fluitje van een cent om ze terug te vinden en weet je meteen wat voor contractuele afspraken je hebt gemaakt.

  • Verbeter de beveiliging van vertrouwelijke informatie
    Alleen omdat een contract is gemarkeerd met een sticker waarop ‘vertrouwelijk’ staat of achter slot en grendel is geplaatst, betekent dat nog niet dat deze nooit - al dan niet per ongeluk - in verkeerde handen terechtkomt. Het is, met andere woorden, bijna onmogelijk om papieren documenten volledig te beschermen. Door professioneel contractmanagement te gebruiken, stel je precies in wie welke documenten mag inzien en bewerken en kun je er dus op vertrouwen dat vertrouwelijke informatie ook echt veilig wordt opgeslagen.

  • Wees voorbereid op een AVG-controle
    Met de privacywet die in mei 2018 in werking is getreden (ook wel de ‘AVG’ genoemd) dien je aan strenge eisen te voldoen met betrekking tot het beheren van gegevens uit bijvoorbeeld contracten. Om torenhoge boetes te voorkomen, kun je gebruikmaken van contractmanagement software die je hierin ook ondersteunt. Het kan zomaar gebeuren dat de Autoriteit Persoonsgegevens op de stoep staat en controle komt uitvoeren. Zo ben je overal op voorbereid en hoef je je nergens zorgen om te maken. 

Start hier met contractmanagement

Hoe kan ik starten met contractmanagement?

Herken je je in bovenstaande problemen? Ben je benieuwd naar de mogelijkheden van hoe contractmanagement software jou kan helpen? Ligo biedt contractmanagement software waarbij je snel volledige controle krijgt over al je juridische documenten en we denken graag met je mee om jouw uitdagingen aan te pakken. Vraag vrijblijvend een gratis demo aan en ontdek de mogelijkheden van contractmanagement!

Topics: contractmanagement, contractbeheer