Laatst geüpdatet op juni 26, 2023
Probeer maar eens om alle belangrijke data bij te houden, op tijd met de onderhandeling met leveranciers te beginnen en ervoor te zorgen dat vertrouwelijke documenten goed beveiligd zijn.
Geleidelijk verlies je het overzicht, wat bovendien duur wordt en risico’s met zich meebrengt.
Ligo tip: start op tijd met contractmanagement en bespaar kosten, verhoog je omzet en voldoe aan complexe (privacy)wetgeving.
Wat is contractmanagement?
In het kort kun je contractmanagement omschrijven als het doorlopen van het volledige proces van contracten en deze op een efficiënte manier beheren vanuit één centrale plek.
Je maakt een contract aan, laat het ondertekenen en ontvangt een reminder zodra het bijna afloopt, zodat je de volledige controle hebt over acties die bij de lifecycle van een contract komen kijken.
Je houdt dus al je juridische zaken bij elkaar, met als doel dat je het volledige overzicht behoudt, afspraken met onder meer klanten en leveranciers goed terug kunt vinden en je nooit meer een termijn mist.
Zo kom je niet meer voor verrassingen, zoals stilzwijgende contractverlengingen, te staan.
Start vandaag nog met contractmanagement bij Ligo, door te kiezen voor één van de vele Ligo plannen. Met Ligo heb je altijd overzicht over contracten en overeenkomsten van werknemers, freelancers, leveranciers en andere belangrijke zaken van jouw onderneming.
Wanneer starten met contractmanagement?
De meeste bedrijven starten vaak net iets te laat met contractmanagement, waarbij de volgende situaties zich voor kunnen doen: leveranciersovereenkomsten die zoek zijn, afspraken met een klant of partner die niet terug te vinden zijn, stilzwijgende contractverlengingen…
Een gemiste kans om afspraken te heronderhandelen kan het mislopen van een flinke omzet als gevolg hebben.
Dergelijke situaties wil je voorkomen. Je wil termijnen van honderden contracten niet handmatig bijhouden, want deze manier van contractbeheer is foutgevoelig en brengt een hoop administratief werk en kopzorgen met zich mee.
Daar wil je je toch helemaal niet mee bezighouden? Je besteedt je kostbare tijd ongetwijfeld veel liever aan dat waar je goed in bent en waarvoor je bent aangenomen.
Eigenlijk is het antwoord op de vraag wanneer je met contractmanagement zou moeten beginnen simpel: zo vroeg mogelijk. Zo zorg je ervoor dat de juridische zaken van het bedrijf al vanaf het begin helemaal op orde zijn en voorkom je fouten.
Mocht je het beheren van alle contracten momenteel handmatig doen en herken je jezelf in enkele van de eerder genoemde voorbeelden, dan is het een goed idee om de overstap naar professioneel contractmanagement te maken.
Mede dankzij de slimme technologie beheer je tegenwoordig met contractmanagement software al je juridische documenten vanuit één dashboard in een veilige omgeving. Hierdoor raak je nooit meer een contract kwijt en blijf je het overzicht behouden.
Voordelen van contractmanagement
Wat levert contractmanagement je concreet op? Er zijn veel redenen waarom een bedrijf gebruik zou moeten maken van contractmanagement. De belangrijkste lichten we graag voor je uit:
Volledige controle
Met goed contractmanagement beheer je de volledige lifecycle van een contract: de inhoud, het foutloos genereren, de goedkeuring door bevoegde personen, het digitaal ondertekenen en de juiste opslag.
Daarnaast krijg je controle over belangrijke acties die moeten volgen op basis van de inhoud van een contract, zoals reminders voor verlenging en heronderhandeling.
Eenvoudig documenten delen
Vaak dienen meerdere personen binnen een organisatie een contract te bekijken of zelfs goed te keuren. Het contract wordt onder de loep genomen en er wordt feedback gegeven.
Als dit niet goed georganiseerd wordt, kan het al gauw een rommel worden. Met behulp van contractmanagement worden de processen efficiënter gemaakt en kun je personen toevoegen die een bepaald contract moeten goedkeuren.
Alle documenten op één plek
Door alle juridische documenten op één centrale locatie te beheren, hoef je je geen zorgen meer te maken dat belangrijke documenten zoekraken.
Dankzij het gebruik van verschillende mappen en zoekfuncties is het bovendien een fluitje van een cent om ze terug te vinden en weet je meteen wat voor contractuele afspraken je hebt gemaakt.
Vertrouwelijke informatie beter beveiligd
Alleen omdat een contract is gemarkeerd met een sticker waarop ‘vertrouwelijk’ staat of achter slot en grendel is geplaatst, betekent dat nog niet dat deze nooit – al dan niet per ongeluk – in verkeerde handen terechtkomt. Het is bijna onmogelijk om papieren documenten volledig te beschermen.
Door middel van professioneel contractmanagement, bepaal jij wie welke documenten mag inzien en bewerken, en kun je er dus op vertrouwen dat vertrouwelijke informatie ook echt veilig wordt opgeslagen.
Voorbereid op de AVG
Met de privacywet die in mei 2018 in werking is getreden (ook wel de ‘AVG’ genoemd) dien je aan strenge eisen te voldoen met betrekking tot het beheren van gegevens uit bijvoorbeeld contracten.
Om torenhoge boetes te voorkomen, kun je gebruikmaken van contractmanagement software die je hierin ook ondersteunt. Het kan zomaar gebeuren dat de Autoriteit Persoonsgegevens op de stoep staat en controle komt uitvoeren. Zo ben je overal op voorbereid en hoef je jezelf nergens zorgen om te maken.
Download de gratis Rechtsvorm Gids & lees alles over het kiezen van de juiste rechtsvorm
Contractmanagement niet op orde: wat zijn de risico’s?
Heb jij al je contracten op orde? Weet je precies wanneer welk contract afloopt? Of mis je ook wel eens een belangrijke termijn en spendeer je een hoop tijd aan het opzoeken van een document?
Het is misschien wel het belangrijkste voor het bestaan van een bedrijf: het officieel vastleggen van afspraken met leveranciers en klanten.
Dit om eventuele risico’s te vermijden, kosten te kunnen bewaken en verwachtingen duidelijk op papier te hebben. Ondanks de cruciale rol die contracten spelen bij het bereiken van succes, is het (handmatig) beheren daarvan vaak een pijnpunt binnen een organisatie.
Wanneer je het contractmanagement niet op orde hebt, zijn er een aantal risico’s die je kunt lopen. Hieronder behandelen we de belangrijkste risico’s die het gevolg kunnen zijn van slecht contract management.
Gemiste omzet
Wanneer je contracten handmatig of op verschillende plekken beheert, is het moeilijk om elke termijn bij te houden en er op tijd bij te zijn voor het verlengen, beëindigen of heronderhandelen van afspraken.
Sterker nog, als contracten zoek zijn is het afdwingen van betere voorwaarden niet zo eenvoudig.
Want hoe weet je nu wat de contractuele afspraken waren en of die wel worden nagekomen? Een gemiste kans voor het bedrijf, omdat zo’n deadline dient als contactmoment met de klant of leverancier om behoeften te bespreken en mogelijkheden biedt opnieuw te onderhandelen over prijzen.
Of misschien wilde je de samenwerking wel stoppen, maar ben je nu te laat en zit je nog een jaar aan dat contract vast… Met goede contractmanagement software ontvang je automatisch een reminder zodra een contract bijna afloopt, zodat je deze problemen voorkomt.
Contracten die in verkeerde handen terechtkomen
Opslag is één van de belangrijkste onderdelen van de lifecycle van contracten. En dat kan, zeker wanneer je contracten nog op papier in de archiefkast bewaart, behoorlijk riskant zijn. Want hoe zorg je er nu voor dat een contract niet in verkeerde handen valt?
Als je alle contracten niet op één plek bewaart, is het een hele uitdaging om de veiligheid ervan te waarborgen. Bovendien kun je sinds de intreding van de nieuwe privacywet AVG torenhoge boetes krijgen als je gegevens in contracten niet goed of te lang bewaart.
Met goed contractmanagement bewaar je al je documenten op dezelfde plek in één cloud en stel je zelf in wie welk document mag inzien en bewerken, zodat vertrouwelijke informatie ook echt vertrouwelijk blijft.
Fouten in contracten
Inefficiënte processen voor het opstellen en ondertekenen van contracten kunnen ertoe leiden dat er fouten in contracten staan en de verkeerde personen een contract goedkeuren of ondertekenen.
Bovendien kan het vertraging voor het opstellen van contracten als gevolg hebben, wat weer impact kan hebben op je inkomsten.
Hoe weet je dat iedereen de juiste templates voor bepaalde contracten gebruikt en er niet per ongeluk één pakt waar nog een verouderde clausule in staat? Door contractmanagement te automatiseren heb je altijd toegang tot de meest recente versie van een contract en vermijd je dergelijke risico’s.
Onnodige kosten en verloren tijd
Het is voor een werknemer niet alleen frustrerend om archiefkasten of e-mails door te spitten op zoek naar het juiste contract, je verspilt er ook tijd en talent mee. Termijnen van documenten wil je niet handmatig bijhouden. Liever ontvang je een automatische reminder zodra het tijd is om de afspraken te herzien.
Als je geautomatiseerde contractmanagement gebruikt, hoeft niemand dit vervelende werk meer te doen en kunnen werknemers zich meer concentreren op strategisch werk dat rechtstreeks invloed heeft op de groei, opbrengst en schaalbaarheid van een bedrijf.
Zo verminder je de tijd die aan handmatig contractbeheer werd besteed en kan iedereen zich richten op productieve taken.
Imagoschade
Als jij je contracten niet op orde hebt, kan dat vervelende gevolgen voor jou en jouw bedrijf hebben. Wat moeten jouw klanten en leveranciers bijvoorbeeld wel niet denken als je niet meer weet welke afspraken er zijn gemaakt?
Wanneer je niet meer weet wat de gemaakte afspraken zijn, je automatisch akkoord gaat met prijsverhogingen of je geen vragen stelt over nieuwe afspraken, komt dit onprofessioneel over en kan dit de samenwerking schaden.
Ook potentiële investeerders zullen willen weten hoe je al je zaken hebt geregeld. Als je jouw zaken dan niet op orde hebt, kan het zomaar zijn dat een investeerder afhaakt.
Hoog tijd dus om volledige controle over al je juridische zaken te krijgen en aan de slag te gaan met professioneel contractmanagement!
Telefonisch overleggen over jouw situatie?
Starten met contractmanagement
Herken je jezelf in bovenstaande problemen? Ben je benieuwd naar de mogelijkheden van hoe contractmanagement software jou kan helpen?
Ligo biedt contractmanagement software waarbij je snel volledige controle krijgt over al je juridische documenten en we denken graag met je mee om jouw uitdagingen aan te pakken. Neem contact met ons op door te bellen, mailen of een bericht te sturen via de live chat.
- Algemene vergadering van Aandeelhouders (AvA) - februari 28, 2024
- Essentiële contracten voor het oprichten van een BV - februari 28, 2024
- BTW-aangifte doen - februari 28, 2024
