Alles wat je moet weten over het aandeelhoudersregister

Alles wat je moet weten over het aandeelhoudersregister
september 27, 2021
4 minute read

Heb jij een Besloten Vennootschap (BV)? Dan heeft jouw BV één of meerdere aandeelhouders. Wie dit zijn en hoeveel en welk soort aandelen zij houden, kan je terugvinden in het aandeelhoudersregister. Het is daarom van belang dat jij dit register goed bijwerkt en bewaart. Zo voorkom je dat je tegen problemen aanloopt op het moment dat je bijvoorbeeld aandelen gaat verkopen of een dochter vennootschap gaat oprichten. Wat voor soort problemen? In dit artikel lees je alles wat je moet weten over het aandeelhoudersregister en waar je rekening mee moet houden.

Wat is een aandeelhoudersregister?

Het aandeelhoudersregister is een register met informatie over alle aandeelhouders. Denk hierbij aan de naam, geboortedatum en adresgegevens van een aandeelhouder. Maar ook informatie over het aandeel zelf wordt in het aandeelhoudersregister vermeld. Bijvoorbeeld of er bijzondere rechten zoals pandrecht of vruchtgebruik op een aandeel rusten. Ook statutenwijzigingen en uitgiftes van aandelen moeten in het aandeelhoudersregister worden opgenomen.

Omdat aandeelhouders kunnen komen en gaan moet het aandeelhoudersregister zo nu en dan worden bijgewerkt. Het goed bijhouden en bewaren van het aandeelhoudersregister door het bestuur van de BV is wettelijk verplicht. Hoe belangrijk dit bijhouden is, lees je verderop in dit artikel. Denk dus vooruit en wees hierin niet onzorgvuldig!

Het aandeelhoudersregister

Wat staat er in het aandeelhoudersregister?

In het aandeelhoudersregister staan relevante informatie over de BV, de aandelen en de aandeelhouders, waaronder:

  • de naam en oprichtingsdatum van de BV in kwestie;
  • het adres en KvK nummer van de BV;
  • de naam van de notaris die betrokken was bij de oprichting van de BV;
  • de hoogte van het gestorte, geplaatste en maatschappelijk kapitaal;
  • het aantal uitgegeven aandelen en de nominale waarde van deze aandelen;
  • de namen en geboortedata van de aandeelhouders;
  • het adres, de postcode en woonplaats van de aandeelhouders;
  • de datum waarop de aandeelhouders de aandelen hebben verkregen;
  • de datum waarop de BV wist dat een aandeelhouder een aandeel heeft verkregen;
  • het volgestorte bedrag per aandeel;
  • het type aandelen; en
  • de nummers van de aandelen.

Hieronder zie je een voorbeeld van een aandeelhoudersregister. Zoals je kunt zien, kan je hierin per aandeelhouder bepaalde informatie raadplegen.

Voorbeeld aandeelhoudersregister

Hoe kom ik aan een aandeelhoudersregister?

Je krijgt het aandeelhoudersregister van de notaris bij de oprichting van de BV. Het is erg belangrijk dit origineel goed te bewaren. Waarom? Lees snel verder om hier achter te komen.

Wie bewaart het aandeelhoudersregister?

Het aandeelhoudersregister wordt bewaard en bijgewerkt door het bestuur van de BV. Het aandeelhoudersregister is niet door jan en alleman in te zien, het is namelijk niet openbaar. Alleen personen met zogenaamd vergaderrecht, zoals de aandeelhouders, mogen het register inzien.

Waarom is het aandeelhoudersregister belangrijk?

Het is van belang om je aandeelhoudersregister goed te bewaren en bij te houden. Hieronder lees je waarom.

  • Incomplete algemene vergadering: Aan de hand van het aandeelhoudersregister wordt de vergadering van aandeelhouders bijeengeroepen. Een incompleet aandeelhoudersregister kan leiden tot een incomplete vergadering van aandeelhouders. Onhandig!
  • Onduidelijkheid over aandelenverdeling: Als er beslag wordt gelegd op de aandelen van een aandeelhouder, bijvoorbeeld vanwege een openstaande schuld, moet dit in het aandeelhoudersregister worden genoteerd. Doe je dit niet? Dan heb je een onvolledig beeld over wie hoeveel aandelen houdt en dus zeggenschap heeft. Hier zou je bij het nemen van belangrijke beslissingen weleens tegenaan kunnen lopen.
  • Gedoe bij de notaris: Moet je langs de notaris? Bijvoorbeeld omdat je nieuwe aandelen gaat uitgeven of je aandelen gaat verkopen? Weet dan dat notarissen altijd een bijgewerkt aandeelhoudersregister van je nodig hebben. Ook voor zaken als een fusie of statutenwijziging is een up-to-date aandeelhoudersregister een vereiste.
  • Problemen bij de bank: Ook banken en andere dienstverleners kunnen tegenwoordig om een bijgewerkt aandeelhoudersregister vragen.
  • Verplichting vanuit de overheid: Tot slot moet je ook van de overheid het aandeelhoudersregister goed bewaren en bijhouden. Nog sterker, het slordig omgaan met het aandeelhoudersregister is een misdrijf. Overigens moet wel worden opgemerkt dat niet velen hiervoor daadwerkelijk worden veroordeeld.

Wat als je het aandeelhoudersregister kwijt bent?

Alle BV's dienen zelf hun aandeelhoudersregister te bewaren. Dus wat als een aandeelhoudersregister kwijtraakt?

Hoe bewijs ik dat ik aandeelhouder ben als het register kwijt is?

Als het register kwijt is, hoef je in principe niet bang te zijn dat je niet meer als aandeelhouder wordt erkend. In de statuten staan namelijk ook wie de (originele) aandeelhouders waren. Als jij je aandelen van iemand hebt overgekocht kun je met de notariële akte van levering bewijzen dat je aandeelhouder bent.

Hoe krijg ik een nieuw aandeelhoudersregister?

Als jij je aandeelhoudersregister kwijt bent, moet je naar de notaris. De notaris kan een vervangend aandeelhoudersregister voor je opmaken. Hiervoor zal het bestuur van je BV eerst een verklaring moeten afleggen. In deze verklaring moet staan:

  • wie op dat moment de aandeelhouders zijn;
  • of er bijzondere rechten op de aandelen zijn gevestigd;
  • of er aandelenoverdrachten hebben plaatsgevonden; en
  • of de statuten weleens zijn gewijzigd.

Aan de hand van deze informatie wordt er een vervangend aandeelhoudersregister opgesteld. Wanneer alleen recente informatie over de BV beschikbaar is, wordt dit vermeld in het nieuwe register. Als er sinds de oprichting veel gewijzigd is, of er veel bijzonderheden zijn in je BV, heeft de notaris nog een hele klus aan het opmaken van je vervangende register.

Centraal aandeelhoudersregister

Al enige tijd heeft het Ministerie van Veiligheid en Justitie plannen om een centraal aandeelhoudersregister in het leven te roepen. Hierin zouden alle aandeelhoudersregisters opgeslagen en bijgehouden kunnen worden. Deze ontwikkeling zal het werk van vele notarissen een stuk gemakkelijker maken. Registers die kwijtraken vormen namelijk al langer een groot probleem. De notaris moet dan namelijk zelf al het onderzoek doen.

Het centraal aandeelhoudersregister zal worden neergelegd bij de Kamer van Koophandel (KvK). Het registers zal niet openbaar toegankelijk zijn. Alleen de aandeelhouders van de BV, notarissen en overheidsinstanties zullen het register kunnen inzien. De datum waarop het centraal aandeelhoudersregister in gebruik zal worden genomen? Die is tot op heden nog onbekend. Wil je hiervan op de hoogte worden gehouden? Maak dan een gratis account aan bij Ligo en abonneer op de nieuwsbrief. Wij geven je graag een seintje!

Meer weten over het aandeelhoudersregister?

Wil je meer weten over het aandeelhoudersregister? Neem vrijblijvend contact op om jouw juridische positie te bespreken. Wij staan elke dag klaar om je te helpen. Je kunt op werkdagen tussen 9:00 en 18:00 telefonisch contact opnemen via 020-3031043 om je goed en gratis te laten adviseren. Daarnaast zijn we elke werkdag van 9:00 tot 22:00 bereikbaar via onze online chat. Ook in het weekend kun je ons tussen 10.00 en 18.00 via de chat bereiken!

Download de gratis Holding Gids

Download hier de gratis Holding Gids. Hierin lees je alles wat je moet weten over de persoonlijke holding.

Download Book

Start met slim ondernemen

Doe de gratis Legal Checkup

Start Checkup

Hulp & support

Voor meer informatie klik op support
Support

Ligo Plan

Bekijk de voordelen hier met slechts één klik
Word member

Ook interessant

Wat zijn de kosten van een BV oprichting? Als jij op het punt staat om een besloten vennootschap (BV...
mei 7, 2021
Download de gratis Holding Gids

Download hier de gratis Holding Gids. Hierin lees je alles wat je moet weten over de persoonlijke holding.

Download Book
cover_holding_ebook_white
Download de gratis Holding Gids

Download hier de gratis Holding Gids. Hierin lees je alles wat je moet weten over de persoonlijke holding.

Download Book

Ons Team

Ons team bestaat uit gedreven enthousiastelingen die elke dag een stapje extra zetten om van Ligo een groot succes te maken. We houden van aanpakken, van streven naar een doel, van impact maken en dat elke dag.

Working days: 09:00-18:00

Chat Time

Working days: 09:00-23:00

Weekend: 09:00-23:00

ligo-team

Ons Team

Ons team bestaat uit gedreven enthousiastelingen die elke dag een stapje extra zetten om van Ligo een groot succes te maken. We houden van aanpakken, van streven naar een doel, van impact maken en dat elke dag.

Working days: 09:00-18:00

Chat Time

Working days: 09:00-23:00

Weekend: 09:00-23:00