De officiële waarschuwingsbrief: alles wat je als werkgever moet weten

De officiële waarschuwingsbrief: alles wat je als werkgever moet weten
december 20, 2022
Tag: Personeel
7 minute read

Heb jij een werknemer in dienst die de kantjes er vanaf loopt? Komt jouw werknemer bijvoorbeeld altijd te laat? Of vertoont je werknemer grensoverschrijdend gedrag tegenover collega's of klanten? Zoals je misschien wel weet, kan je deze werknemer niet zomaar ontslaan. Wel kan je de werknemer een officiële waarschuwing geven, waarmee je laat weten dat je het gedrag niet zomaar accepteert. Wanneer het gedrag van jouw werknemer niet verandert, kan jij deze brief gebruiken als je uiteindelijk overgaat tot ontslag. Maar dan moet dit wel aan voorwaarden voldoen. Lees hieronder meer over wat belangrijk is bij het opstellen van de officiële waarschuwingsbrief.

Wat is een officiële waarschuwingsbrief?

Een officiële waarschuwingsbrief is een brief die je aan je werknemer stuurt als deze persoon ongewenst gedrag vertoont. Het mag ook een e-mail zijn.Daarnaast is de officiële waarschuwingsbrief een bewijs van de gebeurtenis. Wil jij jouw werknemer in de toekomst kunnen ontslaan? Dat kan niet zomaar en je hebt voldoende bewijs nodig. Dit bewijs verzamel je in een personeelsdossier. Voeg daarom altijd een kopie van de waarschuwingsbrief toe aan het personeelsdossier van de werknemer. Zo kan je later aantonen wat er is gebeurd. Ook kan je laten zien dat jij hebt geprobeerd om het gedrag van de werknemer te veranderen door de werknemer te waarschuwen.

Wat is het verschil met een onofficiële waarschuwing?

Als werkgever kan je jouw werknemers regelmatig waarschuwingen of feedback geven voor kleine dingen. Bijvoorbeeld wanneer de werknemer tijdens het werk te veel met andere collega's kletst of in een week tijd al twee keer te laat is gekomen. Deze waarschuwingen geef je waarschijnlijk mondeling. Deze neem je, anders dan de officiële schriftelijke waarschuwing, niet op in het personeelsdossier. Geef jij jouw werknemer vaak zo'n onofficiële mondelinge waarschuwing? Dan kan dit een reden zijn om hem of haar een officiële waarschuwingsbrief te geven.

Wanneer heb ik een officiële waarschuwingsbrief nodig?

Je hebt een officiële waarschuwingsbrief nodig als jouw werknemer ongewenst gedrag vertoont, zoals het uitschelden van collega’s. Wat precies ongewenst gedrag is, verschilt per bedrijf. Het is met name belangrijk te bepalen welk gedrag jij voor jouw bedrijf belangrijk vindt. Dit kan je bijvoorbeeld vastleggen in de arbeidsovereenkomst of een reglement.

TIP: Zet in de arbeidsovereenkomst of een personeelsreglement welke gedragingen binnen jouw bedrijf ongeoorloofd zijn. Zo is jouw werknemer op de hoogte wanneer hij een officiële waarschuwing krijgt en kan je hier makkelijk naar verwijzen.

Voorbeelden van ongewenst gedrag 

Hieronder staan een aantal voorbeelden van ongewenst gedrag, die tot een officiële waarschuwing kunnen leiden. 

  • Het personeelsreglement niet naleven

  • De arbeidsovereenkomst niet naleven

  • De functie niet goed uitvoeren

  • Een onterechte ziekmelding

  • Het opnemen van ongeoorloofd verlof

  • Vervelend of grensoverschrijdend gedrag naar collega's of klanten

  • De eigendommen van de werkgever privé gebruiken

  • Regelmatig te laat komen

Herhaling van ongewenst gedrag

Een herhaling van bepaald gedrag ook een reden zijn om een officiële waarschuwing te geven. De gedraging zelf hoeft hiervoor niet heel ernstig te zijn. Je wilt bijvoorbeeld je werknemer niet meteen een officiële waarschuwingsbrief geven als hij of zij één keer te laat op het werk verschijnt. Maar komt jouw werknemer regelmatig te laat? Dan kan je hem hiervoor wel een officiële waarschuwing geven.  

Wat staat er in een officiële waarschuwingsbrief?

In de waarschuwingsbrief of e-mail geef je aan dat je het gedrag niet accepteert en hoe de werknemer reageerde toen je hem of haar aansprak op het gedrag. Je geeft in een waarschuwingsbrief of e-mail een beschrijving van het ongewenste gedrag van jouw werknemer en de datum waarop dit is gebeurd. Ook geef je aan dat je maatregelen neemt als de werknemer het gedrag niet aanpast. Denk hierbij aan een tweede waarschuwing, schorsing of zelfs ontslag.

Heb je in een reglement of arbeidsovereenkomst regels met betrekking tot het ongewenste gedrag vastgelegd? Dan kan je hier naar verwijzen. Heb jij jouw werknemer al meerdere officiële waarschuwingen gegeven? Dan kan je dat ook in de brief zetten. Daarnaast geef je aan welke sanctie geldt als het gedrag zich opnieuw voordoet.

TIP:: Zorg dat de feiten kloppen voor het geval je uiteindelijk toch een van de sancties, bijvoorbeeld ontslag, moet toepassen. De werknemer kan dit namelijk aan de rechter voorleggen. De rechter zal kritisch kijken naar de redenen die je hebt opgegeven voor ontslag. Zorg dus dat je deze goed in je waarschuwingsbrief hebt opgenomen.

Weet jij nog niet zo goed hoe jij jouw officiële waarschuwingsbrief vorm moet geven? Geen probleem! Bij Ligo kan je namelijk eenvoudig en al binnen een paar minuten een officiële waarschuwingsbrief op maat opstellen.

Wat gebeurt er nadat ik een officiële waarschuwing heb gegeven?

Nadat jij als werkgever je werknemer een officiële schriftelijke waarschuwing hebt gegeven, kunnen er verschillende strafmaatregelen volgen. Deze maatregelen worden ook wel disciplinaire maatregelen genoemd.

Verandert de werknemer niets aan zijn of haar ongewenste gedrag? Dan kan je ervoor kiezen om hem of haar opnieuw een officiële waarschuwing te geven. Vind jij dat jouw werknemer zijn laatste officiële waarschuwing al wel heeft gehad? Of denk je dat een extra waarschuwing niet zal werken? Dan kan je ook kiezen voor zwaardere sancties zoals, een schorsing of zelfs ontslag.

Is een officiële waarschuwing genoeg voor ontslag?

Voor een ontslag is één officiële waarschuwing nooit genoeg. In sommige gevallen zijn zelfs meerdere officiële waarschuwingen niet genoeg. Veel werkgevers denken dat ze na drie officiële waarschuwingen hun werknemer altijd mogen ontslaan. Dit is niet waar. In sommige situaties volstaan drie officiële waarschuwingen niet. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer er een lange tijd tussen de verschillende waarschuwingen zit. Of wanneer de waarschuwingen voor verschillende gedragingen zijn gegeven.

Toch is het voor een ontslag erg belangrijk om jouw werknemer officiële waarschuwingen te geven. De verschillende officiële waarschuwingsbrieven en een eventuele schorsing vormen namelijk wel een belangrijk onderdeel van het dossier.

TIP: Wil jij meer weten over het ontslaan van werknemers? Lees dan ook onze blog Werknemer ontslaan, waar moet je op letten?

Mag mijn werknemer reageren op de officiële waarschuwing?

De werknemer, die een officiële waarschuwing heeft gekregen, mag hierop reageren. De werknemer mag bijvoorbeeld aangeven dat hij of zij het niet eens is met de waarschuwing of een verklaring geven voor zijn of haar gedrag of overtreding.

Ook kan de werknemer jou vragen om de reactie in het personeelsdossier op te nemen. Zo voorkomt de werknemer dat zijn dossier enkel de negatieve punten en waarschuwingen van jou als werkgever bevat. Dit wordt ook wel een 'eenzijdig negatief personeelsdossier' genoemd.

Mag ik een officiële waarschuwing mondeling geven? 

Een officiële waarschuwing mag mondeling worden gegeven. Het is alleen wel erg verstandig, voor het bewijs, deze mondelinge waarschuwing vervolgens ook schriftelijk te geven of sturen. Dit kan op papier, maar mag ook per e-mail. Hierbij is het belangrijk dat de werknemer de officiële waarschuwingsbrief ook daadwerkelijk heeft gezien.

TIP: Als je bij Ligo een officiële waarschuwingsbrief maakt, dan kan je deze ook meteen online (laten) ondertekenen.

Hoe lang kan ik een officiële schriftelijke waarschuwing gebruiken?

Een officiële waarschuwing kan je in principe altijd in het personeelsdossier houden. Als je een officiële waarschuwing hebt gegeven, hoef je deze niet na een bepaalde tijd uit het dossier van de werknemer te verwijderen. Je kan wel met de werknemer afspreken om dit te doen.

Houd er wel rekening mee dat de waarschuwing naar verloop van tijd minder sterk als bewijs geldt. Dit is zeker het geval wanneer de werknemer geen ongewenste gedragingen meer vertoont. Heb jij jouw werknemer bijvoorbeeld twee jaar geleden een officiële waarschuwing gegeven voor een onterechte ziekmelding of vaak te laat komen? En heeft deze zich daarna altijd keurig gedragen? Dan kan je waarschijnlijk niets meer met deze waarschuwing bewijzen. 

Wat kost een officiële waarschuwingsbrief? 

De kosten van een officiële waarschuwingsbrief zijn €9,-. Je kan ook voor het Ligo Plan kiezen: hiermee betaal je €9,- per maand en kan je elke maand één contract maken én onbeperkt digitaal laten ondertekenen.

Aan het maken van een officiële waarschuwingsbrief zijn regels en voorwaarden verbonden. Bij ons kan je je officiële waarschuwingsbrief op maat laten maken. Het enige wat jij hoeft te doen is een vragenlijst invullen.

Ook interessant

Ben jij een werkgever en wil je een werknemer ontslaan? Dat kan erg vervelend zijn. Helaas is dit so...
mei 27, 2022
Ben jij als werkgever wel eens gevraagd om een referentie te  geven over een oud werknemer? Heb je h...
oktober 30, 2018
Heb jij als werkgever met een zieke werknemer te maken? Wellicht gaat het om langdurige ziekte? Heef...
oktober 30, 2018
Download de gratis Holding Gids

Download hier de gratis Holding Gids. Hierin lees je alles wat je moet weten over de persoonlijke holding.

Download Book
cover_holding_ebook_white
Download de gratis Holding Gids

Download hier de gratis Holding Gids. Hierin lees je alles wat je moet weten over de persoonlijke holding.

Download Book

Ons Team

Ons team bestaat uit gedreven enthousiastelingen die elke dag een stapje extra zetten om van Ligo een groot succes te maken. We houden van aanpakken, van streven naar een doel, van impact maken en dat elke dag.

Working days: 09:00-18:00

Chat Time

Working days: 09:00-23:00

Weekend: 09:00-23:00

team_Img

Ons Team

Ons team bestaat uit gedreven enthousiastelingen die elke dag een stapje extra zetten om van Ligo een groot succes te maken. We houden van aanpakken, van streven naar een doel, van impact maken en dat elke dag.

Working days: 09:00-18:00

Chat Time

Working days: 09:00-23:00

Weekend: 09:00-23:00