De officiële waarschuwingsbrief: alles wat je als werkgever moet weten

De officiële waarschuwingsbrief: alles wat je als werkgever moet weten
mei 31, 2022
Tag: Personeel
7 minute read

Heb jij een werknemer die de kantjes er vanaf loopt? Komt jouw werknemer bijvoorbeeld altijd te laat? Of vertoont jouw werknemer grensoverschrijdend gedrag tegenover collega's of klanten? Zoals je misschien wel weet, kan je een werknemer niet zomaar ontslaan. Maar wat kan je dan wel doen? Waarschijnlijk wil je deze werknemer in ieder geval laten weten dat jij dit gedrag niet langer accepteert. Hiervoor kan je hem of haar een officiële waarschuwingsbrief geven. Hierin verzoek jij jouw werknemer dringend om te stoppen met het ongewenste gedrag. Stel jij de officiële waarschuwingsbrief wel op een juiste manier op? Wanneer jouw werknemer zijn of haar gedrag niet verandert, kan jij deze brief als bewijs gebruiken bij zijn of haar eventuele ontslag.

Wil jij meer te weten komen over de officiële waarschuwingsbrief en hoe je deze op de juiste manier opstelt? Lees dan snel verder.

Wat is een officiële waarschuwingsbrief?

Wanneer jouw werknemer ongewenst gedrag vertoont, kan je hem of haar een officiële waarschuwingsbrief sturen. Hierin geef je aan dat jij dit gedrag niet accepteert en hoe de werknemer reageerde toen je hem of haar aansprak op het gedrag. Ook zet je in de brief dat er verdere maatregelen zullen volgen als de werknemer zijn of haar gedrag niet aanpast. Denk aan het terugplaatsen van de werknemer in een andere of lagere functie, het inhouden van vakantiedagen, schorsing of zelfs ontslag.

Daarnaast dient de officiële waarschuwingsbrief als schriftelijk bewijs. Wil jij jouw werknemer in de toekomst kunnen ontslaan? Dan heb je voldoende bewijs nodig. Dit bewijs verzamel je in een personeelsdossier. Voeg daarom altijd een kopie van de waarschuwingsbrief toe aan het personeelsdossier van de werknemer. Zo kan jij ten eerste later aantonen wat er is gebeurd en hoe de werknemer reageerde toen jij hem of haar hier op aansprak. Ook kan je laten zien dat jij hebt geprobeerd om het gedrag van de werknemer te veranderen door hem of haar te waarschuwen. 

Stel je officiële waarschuwingsbrief GRATIS op

Wat is het verschil met een onofficiële waarschuwing?

Als werkgever zal jij jouw werknemers waarschijnlijk regelmatig waarschuwingen geven voor kleine voorvallen. Je kan bijvoorbeeld jouw werknemer een waarschuwing geven als je vindt dat hij of zij tijdens het werk te veel met andere collega's kletst of in een week tijd al twee keer te laat is gekomen. Deze waarschuwingen zal je waarschijnlijk mondeling geven en neem je in tegenstelling tot de officiële schriftelijke waarschuwing niet op in het personeelsdossier.

Geef jij jouw werknemer vaak zo'n onofficiële mondelinge waarschuwing? Dan kan dit een reden zijn om hem of haar een officiële waarschuwingsbrief te geven. 

Wanneer heb ik een officiële waarschuwingsbrief nodig?

Je hebt een officiële waarschuwingsbrief nodig als jij jouw werknemer wil laten weten dat hij of zij ongewenst gedrag vertoont en daarmee moet stoppen. Bijvoorbeeld wanneer de werknemer zijn of haar functie niet goed uitvoert. Wat precies ongewenst gedrag is, hangt af van wat jij als werkgever voor jouw onderneming belangrijk vindt. Dit kan je bijvoorbeeld al hebben vastgelegd in de arbeidsovereenkomst of een reglement.

Tip: Leg in de arbeidsovereenkomst of een personeelsreglement vast welke gedragingen binnen jouw onderneming ongeoorloofd zijn. Zo is jouw werknemer hiervan op de hoogte en kan jij hier makkelijk naar verwijzen.

Voorbeelden van ongewenst gedrag als reden voor een officiële waarschuwingsbrief

Er zijn een aantal gedragingen waarvoor jij een officiële waarschuwing kan geven. 

  1. Het personeelsreglement niet naleven
  2. De arbeidsovereenkomst niet naleven
  3. De functie niet goed uitvoeren
  4. Een onterechte ziekmelding
  5. Het opnemen van ongeoorloofd verlof
  6. Vervelend of grensoverschrijdend gedrag naar collega's of klanten
  7. De eigendommen van de werkgever privé gebruiken
  8. Regelmatig te laat komen

Let op. Een herhaling van bepaald gedrag kan ook een reden zijn om een officiële waarschuwing te geven. De gedraging zelf hoeft hiervoor niet heel ernstig te zijn. Zo zal je bijvoorbeeld jouw werknemer niet meteen een officiële waarschuwingsbrief willen geven als deze één keer te laat op het werk verschijnt. Maar komt jouw werknemer vaak te laat? Dan kan je hem of haar hiervoor wel een officiële waarschuwing geven.

Is het gedrag van jouw werknemer heel ernstig? Dan heb je misschien zelfs de mogelijkheid voor een ontslag op staande voet. Twijfel jij over de ernst van de gedraging van jouw werknemer? Neem dan gerust contact met ons op.

header werknemers ontslaan

Een arbeidsovereenkomst of reglement maken met daarin de gedragingen die jij binnen jouw onderneming ongeoorloofd vindt. Het zorgvuldig opstellen van een waarschuwingsbrief en er ook nog voor zorgen dat je alles verzamelt in het personeelsdossier. Wij kunnen ons goed voorstellen dat dit voor jou als ondernemer veel en ingewikkeld kan zijn. Geen paniek! Ligo kan jou hierbij helpen. Onze juristen staan klaar om al jouw vragen te beantwoorden.

Wat zijn de gevolgen van een officiële waarschuwing?

Nadat jij als werkgever jouw werknemer een officiële waarschuwing hebt gegeven, kunnen er verschillende sancties volgen. Deze worden ook wel 'disciplinaire maatregelen' genoemd.

Verandert de werknemer niets aan zijn of haar ongewenste gedrag? Dan kan je ervoor kiezen om hem of haar nog een officiële waarschuwing te geven. Vind jij dat jouw werknemer zijn laatste officiële waarschuwing al wel heeft gehad? Of denk je dat een extra waarschuwing niet zal werken? Dan kan je ook kiezen voor zwaardere sancties zoals, een schorsing of zelfs ontslag.

Houd er rekening mee dat je als werkgever voor ontslag vaak niet voldoende hebt aan één officiële waarschuwing. In sommige gevallen volstaan zelfs meerdere officiële waarschuwingen niet. Voordat je jouw werknemer kan ontslaan, moet je eerst een dossier met voldoende bewijs hebben opgebouwd. De verschillende officiële waarschuwingsbrieven en een eventuele schorsing zijn hier een belangrijk onderdeel van.

Wil je meer weten over het ontslaan van werknemers? Lees dan ook ons blog artikel 'Werknemer ontslaan, waar moet je op letten?'

Wat staat er in een officiële waarschuwingsbrief?

In de waarschuwingsbrief geef je een beschrijving van het ongewenste gedrag van jouw werknemer en de datum waarop dit is gebeurd. Geef hierbij aan wat de reactie van de werknemer was toen jij hem of haar op het gedrag aansprak. Als je in een reglement of arbeidsovereenkomst regels met betrekking tot het ongewenste gedrag hebt vastgelegd dan kan je hier naar verwijzen. Heb jij jouw werknemer al meerdere officiële waarschuwingen gegeven? Dan kan je dat ook in de brief zetten. Verder geef je aan welke sanctie geldt bij een herhaling van het gedrag. 

Zorg dat de feiten kloppen voor het geval je uiteindelijk toch een van de sancties, bijvoorbeeld ontslag, moet toepassen. De werknemer kan dit dan aan de rechter voorleggen. De rechter zal kritisch kijken naar de redenen voor de sanctie. Zorg dus dat je deze goed in jouw waarschuwingsbrief hebt staan.

Weet jij nog niet zo goed hoe jij jouw officiële waarschuwingsbrief vorm moet geven? Bij Ligo kan je eenvoudig en al binnen een paar minuten een officiële waarschuwingsbrief op maat opstellen.

Graficos 2-31

Wanneer is een officiële waarschuwing rechtsgeldig?

Het is belangrijk dat jouw officiële waarschuwing aan een aantal eisen voldoet. Zo moet het voor jouw werknemer duidelijk zijn dat het om een officiële waarschuwing gaat en niet een klein tikje op de vingers. Verder moet je het ongewenste gedrag goed omschrijven en de datum waarop de gedraging heeft plaatsgevonden vermelden. Geef hierbij ook aan hoe de werknemer reageerde toen je hem of haar aansprak op het ongewenste gedrag. Daarnaast moet je aangeven wat de sanctie is wanneer de werknemer het ongewenste gedrag nog een keer vertoont. 

Tot slot moet de officiële waarschuwing schriftelijk worden gegeven. Dit kan op papier, maar vaak wordt de waarschuwing per e-mail gestuurd. Hierbij is het belangrijk dat de werknemer de officiële waarschuwingsbrief ook daadwerkelijk heeft gezien. Vraag daarom om een leesbevestiging of akkoordverklaring. Als je bij Ligo een officiële waarschuwingsbrief opstelt, kan je deze ook meteen online ondertekenen.

De officiële waarschuwing moet dus: 

  1. Duidelijk een officiële waarschuwing zijn 
  2. Het ongewenste gedrag omschrijven
  3. De datum van het ongewenste gedrag vermelden 
  4. De reactie van de werknemer vermelden
  5. De sanctie voor herhaling van het gedrag bevatten
  6. Schriftelijk worden gegeven

Mag mijn werknemer reageren op de officiële waarschuwing?

De werknemer die een officiële waarschuwing heeft gekregen, mag hierop reageren. De werknemer mag bijvoorbeeld aangeven dat hij of zij het niet eens is met de waarschuwing of een verklaring geven voor zijn of haar gedrag. Neem deze reactie van de werknemer op in het personeelsdossier. Zo heb je bewijs voor een eventuele ontslagprocedure bij elkaar en voorkom je dat het dossier enkel de negatieve punten en waarschuwingen van jou als werkgever bevat. Dit wordt ook wel een 'eenzijdig negatief personeelsdossier' genoemd. 

Hoe lang is een officiële waarschuwing geldig?

Als je een officiële waarschuwing hebt gegeven, hoef je deze niet na een bepaalde tijd uit het dossier van de werknemer te verwijderen. Je kan wel met de werknemer afspreken om dit te doen. Houd er verder rekening mee dat de bewijskracht van de waarschuwing na verloop van tijd afneemt. Dit is zeker het geval wanneer de werknemer geen ongewenste gedragingen meer vertoont.

Ook interessant

Ben jij een werkgever en wil je een werknemer ontslaan? Dat kan erg vervelend zijn. Helaas is dit so...
mei 27, 2022
Ben jij als werkgever wel eens gevraagd om een referentie te  geven over een oud werknemer? Heb je h...
oktober 30, 2018
Heb jij als werkgever met een zieke werknemer te maken? Wellicht gaat het om langdurige ziekte? Heef...
oktober 30, 2018
Download de gratis Holding Gids

Download hier de gratis Holding Gids. Hierin lees je alles wat je moet weten over de persoonlijke holding.

Download Book
cover_holding_ebook_white
Download de gratis Holding Gids

Download hier de gratis Holding Gids. Hierin lees je alles wat je moet weten over de persoonlijke holding.

Download Book

Ons Team

Ons team bestaat uit gedreven enthousiastelingen die elke dag een stapje extra zetten om van Ligo een groot succes te maken. We houden van aanpakken, van streven naar een doel, van impact maken en dat elke dag.

Working days: 09:00-18:00

Chat Time

Working days: 09:00-23:00

Weekend: 09:00-23:00

team_Img

Ons Team

Ons team bestaat uit gedreven enthousiastelingen die elke dag een stapje extra zetten om van Ligo een groot succes te maken. We houden van aanpakken, van streven naar een doel, van impact maken en dat elke dag.

Working days: 09:00-18:00

Chat Time

Working days: 09:00-23:00

Weekend: 09:00-23:00